Wil je graag aan de slag met jouw gemaakte bestandsinventaris (bv. via DROID) om archiefformaten te selecteren die kunnen instromen in een batch intakeproject? Dan lees je hieronder hoe je dat kan doen in drie stappen!
Het resultaat van een DROID-analyse is een CSV-bestand, of 'Comma-Separated Values' of kommagescheiden bestand. Dit bestand is goed om bv. imports mee te doen, maar minder goed om te bewerken. Daarom kan je hieronder lezen hoe je dit CSV-bestand kan omzetten in een makkelijk hanteerbare spreadsheet waarin je bewerkingen kan uitvoeren in bijvoorbeeld Excel, Libre Office of Google Spreadsheet.
Formatteer je data bij het importeren als tekst. Dit zorgt ervoor dat Excel de oorspronkelijke data uit het CSV-bestand niet zal omvormen. Dit doe je zo:
Nu kan je jouw CSV-data gaan bewerken in bijvoorbeeld Excel. Wanneer de bewerkingen en dus jouw selectie klaar zijn, dan kan je de data opslaan als Excelbestand (.xls), maar best ook 'opslaan als' CSV-bestand. Let op: doe dit als CSV UTF-8-bestand (.csv), anders loop je het risico dat er vreemde tekentjes in jouw CSV sluipen in plaats van bv. de letters à of é. Dit komt door encoding problemen.
Om te voorkomen dat er dubbele bestanden bij meemoo worden bewaard (en er dus ook dubbele opslag wordt voorzien én betaald) is het belangrijk om waar mogelijk de dubbels voor de eigenlijke instroom te verwijderen. Hoe je dit aanpakt, staat zeer gedetailleerd uitgeschreven op de TRACKS-website. Een bezoekje waard!
Specifiek in jouw bestandsinventaris kan je de dubbels zichtbaar maken door te klikken op:
De dubbele waarden krijgen nu eenzelfde kleur. Hierdoor kan je makkelijk detecteren of er dubbels aanwezig zijn in je bestandsinventaris, zodat je deze kan verwijderen uit jouw selectie van archiefbestanden.
Niet alle bestandsformaten komen in aanmerking voor duurzame bewaring in het meemoo-archiefsysteem. Daarom is het belangrijk om een weloverwogen selectie te maken vooraleer jij jouw digitale (deel)collectie aanbiedt aan meemoo. Het aanmaken van en werken met filter in jouw bestandsinventaris helpt jou daarbij.
Maak eerst een filter aan in jouw bewerkbare spreadsheet (zie stap 1).
Ga nu aan de slag met jouw filters om de juiste bestandsformaten te selecteren en eventueel deselecteren. Bestudeer eerst nog eens goed welke archiefformaten wel en vooral niet in aanmerking komen voor een digitale instroomproject. Met vragen ben je altijd welkom bij jouw projectmanager.