Archiefmasters identificeren en selecteren via de inventaris

Stap 1: CSV opslaan als een bewerkbare spreadsheet

Het resultaat van een DROID-analyse is een CSV-bestand, of 'Comma-Separated Values' of kommagescheiden bestand. Dit bestand is goed om bv. imports mee te doen, maar minder goed om te bewerken. Daarom kan je hieronder lezen hoe je dit CSV-bestand kan omzetten in een makkelijk hanteerbare spreadsheet waarin je bewerkingen kan uitvoeren in bijvoorbeeld Excel, Libre Office of Google Spreadsheet.

Formatteer je data bij het importeren als tekst. Dit zorgt ervoor dat Excel de oorspronkelijke data uit het CSV-bestand niet zal omvormen. Dit doe je zo:

• Importeer je CSV-bestand in jouw programma naar keuze, bv. Excel.
• Je opent daarvoor een nieuwe spreadsheet.
• Je kiest bovenaan bij 'File' 'Import' en dan laat je de eerste optie aangeduid staan, namelijk 'CSV file' en weer 'Import'.
• Je selecteert dan de DROID-export die op jouw computer opgeslagen staat en klikt daarna op 'Get data'.
• Geef aan hoe je de CSV in kolommen wil opsplitsen, nl. op basis van een vast teken of 'Delimited'. Een CSV kan door een komma (,) of een puntkomma (;) gescheiden worden. Kijk dus goed na in je bronbestand hoe dit wordt gedaan. Als je het niet weet kan je altijd je CSV openen met een tekstbewerkingsprogramma (bv. TextEdit of Word) om de ruwe informatie te bekijken. Klik op 'Next'.
  
• Selecteer 'Comma' of 'Semicolon' (afhankelijk van jouw CSV-bestand) en deselecteer 'Tab'. Je ziet dan in de preview onderaan dat de data wordt opgesplitst in kolommen. Klik op 'Next'.
  
• Selecteer alle kolommen.
  
• Werk je op een Mac, dan kan je alle kolommen makkelijk selecteren door naar het einde van de kolommen te gaan via de grijze balk onderaan. Je drukt dan op jouw shift-toets (helemaal links boven 'fn') en tegelijk klik je op de allerlaatste kolom. Alle kolommen worden dan zwart en zijn dus geselecteerd.
• Formatteer als (dus klik op) 'Text', daarna 'Finish' en dan 'OK'.

Nu kan je jouw CSV-data gaan bewerken in bijvoorbeeld Excel. Wanneer de bewerkingen en dus jouw selectie klaar zijn, dan kan je de data opslaan als Excelbestand (.xls), maar best ook 'opslaan als' CSV-bestand. Let op: doe dit als CSV UTF-8-bestand (.csv), anders loop je het risico dat er vreemde tekentjes in jouw CSV sluipen in plaats van bv. de letters à of é. Dit komt door encoding problemen.

Stap 2: dubbels verwijderen op basis van de MD5-checksums

Om te voorkomen dat er dubbele bestanden bij meemoo worden bewaard (en er dus ook dubbele opslag wordt voorzien én betaald) is het belangrijk om waar mogelijk de dubbels voor de eigenlijke instroom te verwijderen. Hoe je dit aanpakt, staat zeer gedetailleerd uitgeschreven op de TRACKS-website. Een bezoekje waard!

Specifiek in jouw bestandsinventaris kan je de dubbels zichtbaar maken door te klikken op:

1. 'Voorwaardelijke opmaak' of 'Conditional Formatting' (onder 'Home').
2. 'Highlight Cells Rules'
3. 'Dubbele waarden' of 'Duplicate Values'
   

De dubbele waarden krijgen nu eenzelfde kleur. Hierdoor kan je makkelijk detecteren of er dubbels aanwezig zijn in je bestandsinventaris, zodat je deze kan verwijderen uit jouw selectie van archiefbestanden.

Stap 3: filteren op mime type of bestandsextensie

Niet alle bestandsformaten komen in aanmerking voor duurzame bewaring in het meemoo-archiefsysteem. Daarom is het belangrijk om een weloverwogen selectie te maken vooraleer jij jouw digitale (deel)collectie aanbiedt aan meemoo. Het aanmaken van en werken met filter in jouw bestandsinventaris helpt jou daarbij.

Maak eerst een filter aan in jouw bewerkbare spreadsheet (zie stap 1).

1. Selecteer alle data. Je moet er wel eerst voor zorgen dat er zich zeker geen lege rijen in jouw spreadsheet bevinden die jouw data onderbreken.
1. Voor Mac-gebruikers: commandtoets + letter a.
2. Voor Windows-gebruikers: controltoets + letter a.
2. Klik op 'Data' en dan 'Filter'. Dat is het trechtersymbooltje. Je ziet in jouw bovenste rij dat elke kolom een pijltje naar beneden heeft gekregen. Dat is jouw filter waarop je kan klikken. Je ziet dan alle waarden uit die kolom netjes staan, die je kan aan- en uitvinken.
3. Wij vinden het daarnaast ook handig om de bovenste rij vast te zetten in een spreadsheet. Dat zorgt ervoor dat als je naar beneden scrolt, deze bovenste rij altijd bovenaan zichtbaar blijft. Deze bovenste rij is de naamgeving van iedere kolom.
1. Klik op 'View' en dan 'Freeze Top Row'.

Ga nu aan de slag met jouw filters om de juiste bestandsformaten te selecteren en eventueel deselecteren. Bestudeer eerst nog eens goed welke archiefformaten wel en vooral niet in aanmerking komen voor een digitale instroomproject. Met vragen ben je altijd welkom bij jouw projectmanager.

1. Klik in de kolom 'MIME_TYPE' op het pijltje naar beneden. Je ziet nu alle mogelijke mime types aanwezig in jouw spreadsheet.
   
1. Dit is een standaard die het media of content type van een bestand specificeert (en dus in relatie staat tot de bestandsextensie), zoals text/plain, audio/mpeg, image/jpeg, video/mp4, application/pdf, etc.
2. Vink eerst de selectie uit door 'Select All' uit te vinken.
   
3. Ga dan mime type per mime type te werk. Alle bestandsformaten die niet in aanmerking komen voor digitale instroom bij meemoo verwijder je ten eerste uit deze spreadsheet, maar verwijder je bovenal ook uit jouw selectie van aan te leveren materiaal!
4. Vergeet jouw bewerkingen niet op te slaan. Je kan deze spreadsheet best ook eens aftoetsen met jouw meemoo-projectmanager.