Algemene projectwerking

Aanpak digitale instroom

Disclaimer: team 'digitale instroom' is momenteel hard aan het werken om de aanpak hiervan helemaal op punt te stellen. Vanaf midden 2021 starten wij weer op regelmatige basis nieuwe digitale instroomprojecten op. De vernieuwde aanpak zal hier uit de doeken worden gedaan. Volg het laatste nieuws via onze partnerupdates!

Hier lees je alvast meer over wat je in 2021 mag verwachten.


Naast de dienstverlening rond duurzame opslag van materiaal uit digitaliseringsprojecten heeft meemoo ook een dienstverlening voor het reeds beschikbaar of digitaal geboren materiaal. De dienstverlening is beschikbaar voor alle contentpartners en is geldig voor audiovisuele collecties, digitale foto’s of scans. De dienstverlening is niet van toepassing voor andere types content zoals (scans van) documenten, games, websites, integrale databanken etc.

Net als papier of analoge dragers, wacht ook digitale bestanden een onzekere toekomst als er niet voldoende aandacht gaat naar hun bewaring. Wil je meer weten hierover? Surf dan naar onze website.

Wat voorafging

Vanaf 2016 stuurde meemoo verschillende bevragingen uit over de digitale collecties van onze contentpartners. Meer daarover lees je hier. Op basis van de resultaten daarvan, werden een aantal pilootprojecten op poten gezet. Waaronder:

De lessen die hieruit geleerd zijn, heeft meemoo in 2018-2019 vertaald naar een projectwerking. Na een grondige evaluatie van deze projectwerking in 2020, willen we vanaf 2021 deze digitale instroomprojecten opschalen, waarbij we onze contentpartners de nodige tools en ondersteuning aanreiken om hun digitale collectie gestructureerd, efficiënt en op schaal over te dragen.

Hoe gaan we te werk?

Belangrijk is dat inschrijven op een project ook betekent dat je je verbindt om de vooropgestelde timings en milestones te halen. Als contentpartner heb je hierin een belangrijke rol te vervullen: je bereidt je collectie voor op de import, je voert datacleaning uit, je zorgt voor de metadata en voor de uiteindelijke aanlevering van de data.

Contentpartners die van start willen gaan met de archivering van hun digitale collecties bij meemoo doorlopen hiervoor in grote lijnen het volgende proces:

  1. Je schrijft je in voor één van onze toekomstige informatiesessies. Hou daarvoor onze partnerupdates in de gaten! Je komt op een informatiesessie onder meer te weten:
    1. hoe een digitale instroomtraject stap voor stap in zijn werk gaat;
    2. wat het verschil is tussen een batch intake- en een continue instroomproject;
    3. aan welke timings je als contentpartner gebonden bent;
    4. hoe de samenwerking eruit ziet: wat doet meemoo en wat wordt van jou verwacht?
    5. aan welke voorwaarden jouw organisatie moet voldoen om in een project in te stappen.
  2. Na deze informatiesessie kan jouw organisatie zich inschrijven in een voortraject.
    1. De instap in een voortraject betekent dat jouw organisatie een grondige visie heeft op de digitale collectie die het beheert. Dit is belangrijk om bepaalde keuzes te kunnen maken, zoals het kiezen van de archiefmasters, het formaat en de structuur van de metadata, enzoverder. Meemoo kan je hierbij helpen indien dit nog niet het geval is. Een voortraject wordt dan even on hold gezet.
    2. Het voortraject zelf zal bestaan uit een workshop en feedbackmomenten, waarbij meemoo jou begeleidt in de voorbereiding van jouw collectie op digitale instroom. We gaan onder meer dieper in op metadata en archiefmasters.
  3. Wanneer de collectie voldoende voorbereid is door de contentpartner kan er samen beslist worden om over te gaan tot een opstartproject. We nemen de proef op de som door de gemaakte voorbereiding in een test- en pilootfase te valideren. In een kick off-gesprek zal de focus op de planning en de grootte van de batch(es) of deelcollecties liggen tijdens de operationele opvolging, die hierna volgt.
  4. Als de test- en pilootfase door beide partijen zijn goedgekeurd, gaan we over op de operationele opvolging of productiefase. De contentpartner zal ofwel op afgesproken tijdstippen via meemoo (batch intake), ofwel op regelmatige basis en via de eigen systemen (continue instroom) digitaal geboren materiaal aanbieden. End-to-end- en kwaliteitscontroles zijn vanzelfsprekend van groot belang tijdens deze operationele opvolging.

Heb je nog vragen over de instroom van je digitale collecties? Contacteer dan één van de projectmanagers, lobke.vandeneynden@meemoo.be of loes.nijsmans@meemoo.be.