Technische documentatie

Controleren of een item gearchiveerd is

Laad je zelf bestanden op in het VIAA-archiefsysteem - bijvoorbeeld door continue instroom van je digitale collecties? Dan kan je de archiveringsstatus van je items ophalen via een geautomatiseerd proces. Zo kan je vlot vaststellen of een item wel correct gearchiveerd werd bij VIAA. 

Om dit proces op te zetten heb je de unieke identifier nodig die je aangeleverd hebt als metadata bij het item. Typisch wordt hiervoor het ‘hoofd lokale CP ID’ gebruikt. Het proces houdt in dat je een lijst van alle recent gewijzigde of toegevoegde items opvraagt, de metadata van de items bekijkt en de archiveringsstatus eruithaalt en opslaat. 


Stap 1: vraag een lijst op van recent gewijzigde bestanden 

Via het OAI-PMH-protocol kan je een lijst opvragen van de data die bij VIAA opgeslagen zijn. We omschrijven hieronder de call die moet gebeuren naar de API. Voor details omtrent de calls verwijzen we naar de OAI-PMH documentatie zelf. 

We werken hiervoor met ‘from’ (en optioneel ‘until’) binnen het ListRecords verb. Neem als interval best 1 uur of langer.

  • Request: https://archief.viaa.be/mediahaven-oai/oai?verb=ListRecords&metadataPrefix=mets&from=YYYY-MM-DDTHH:mm:ss&until=YYYY-MM-DDTHH:mm:ss
  • Respons: De lijst van alle records die tussen ‘from’ en ‘until’  00m en 59s gewijzigd of toegevoegd zijn, in XML. Per record wordt alle metadata teruggegeven.

Stap 2: verwerk de lijst die je terugkrijgt en controleer de status

Verwerk de records die teruggegeven worden en ga na of jouw identifier teruggevonden wordt. Indien je de hoofd lokale CP ID gebruikt, vind je deze onder <dc_identifier_localid>.

In functie daarvan zijn er een aantal mogelijkheden:

  1. De identifier is niet teruggevonden in de respons: het item in kwestie is nog in transit en dus niet gearchiveerd door VIAA. Dat is mogelijk als er bijvoorbeeld een interventie plaatsvindt op het archief. Als deze situatie langer dan 48 uur aanhoudt, kan je ons het best contacteren via support@viaa.be
  2. De identifier wordt teruggevonden in het antwoord: controleer het veld “<ArchiveStatus>” in de respons. Mogelijke waarden hier zijn:

    • “failed”: er is een fout opgetreden tijdens de import van het materiaal. Neem contact op met support@viaa.be.
    • “in_progress”: het item wordt nog verwerkt.
    • “on_tape” of “completed”: het item is succesvol gearchiveerd.
        => uitzondering: op de testomgeving (QAS) wordt niet naar tape geschreven. Hier betekent de status "on_disk" dat een item gearchiveerd is.