De samenwerkingsovereenkomst: hoe ga ik te werk?

Meemoo sluit met elke contentpartner een samenwerkingsovereenkomst af waarin afspraken worden vastgelegd tussen beide partijen. Dit document dient formeel ondertekend te worden.

Bij de samenwerkingsovereenkomst (dit is het Hoofddocument) vind je mogelijk enkele bijlagen terug, en in sommige gevallen ook een addendum.

Wat is het verschil?

Algemeen: de bijlagen vind je achteraan in het Hoofddocument. Deze zijn echter onderhevig aan actualisaties. Om niet het volledige Hoofddocument opnieuw te laten goedkeuren en ondertekenen heeft meemoo de mogelijkheid voorzien om enkel de nieuwe bijlage te updaten via contract.meemoo.be. Dit geldt voor alle contentpartners die een verouderde bijlage in het hoofddocument hebben.

Specifiek: een addendum is specifiek voor contentpartners die bepaalde afspraken hebben met een andere contentpartner, binnen een samenwerkingsverband zitten (zoals een stad of een gemeente) of iets dergelijks. Niet elke contentpartner heeft dus een addendum in zijn dossier.

Wanneer maken we gebruik van een addendum of een bijlage?

Als meemoo van jouw organisatie reeds een ondertekende samenwerkingsovereenkomst (hoofddocument) ontving maar een bijlage of het addendum niet meer up-to-date is, zal meemoo via een geactualiseerde bijlage opnieuw ondertekening vragen. Zo hoef je enkel dit document na te kijken en te ondertekenen en niet het hele hoofddocument. De afspraken die daarin gemaakt werden, zullen immers nog altijd geldig zijn.

Hoe verloopt het ondertekeningsproces?

Eens je de intentieverklaring hebt gefinaliseerd, zal meemoo het te ondertekenen hoofddocument van de Samenwerkingsovereenkomst klaarzetten in jouw dossier. Via een e-mailmelding word je op de hoogte gebracht dat je een taak moet uitvoeren.

Klik op de taak ‘Goedkeuren voorgestelde documenten Samenwerkingsovereenkomst’ in de mail en voer de taak uit. Je kan ook rechtstreeks inloggen op contract.meemoo.be en via het Taken- of Dossieroverzicht doorklikken op de taak die aan jou is toegewezen.

Je kan vervolgens de goed te keuren document(en) raadplegen door de document(en) te downloaden. Neem de document(en) grondig door.

Vervolgens kan je aangeven of je:

1. akkoord gaat;
2. niet akkoord gaat.

Lees hieronder verder wat de acties zijn bij elke optie.

Ga je akkoord met het voorgestelde document?

Indien je akkoord gaat met het voorgestelde document, kan je dit bevestigen door ‘Ja’ aan te klikken en jouw contactgegevens achter te laten.

Vervolgens klik je rechts onderaan op de knop 'Taak verzenden'. Op die manier krijgt meemoo een melding dat je de taak hebt uitgevoerd.

Daarna volg je volgende stappen:

1. Plaats in het gedownloade document jouw logo in de header (ipv ‘LOGO’).
2. Vervang overal in het document ‘XX’ door de naam van jouw organisatie (via ctrl+f > replace).
   
3. Print het document in tweevoud uit.
   
4. Breng handtekening,  naam en datum aan op de daarvoor voorziene plek, op beide exemplaren.
   
5. Stuur beide exemplaren per post naar meemoo.
   

Meemoo zal de documenten eveneens ondertekenen en één exemplaar aan je terugbezorgen per post. Eén exemplaar laden we opnieuw op in jouw dossier op contract.meemoo.be, en bewaren wij in ons archief.

Je zal ten slotte een bevestiging krijgen als de documenten in jouw dossier zijn opgeladen en dus raadpleegbaar zijn voor jou.

Ga je niet akkoord met het voorgestelde document?

Indien je niet akkoord bent met of je hebt nog vragen of opmerkingen over het voorgestelde document, dan kan je de tweede optie aanvinken.

Je krijgt hier de gelegenheid om een vraag of opmerking achter te laten. Om deze te verzenden klik je rechts onderaan op de knop ‘Taak verzenden’.

Op die manier wordt meemoo op de hoogte gebracht en zal jouw accountmanager rechtstreeks met jou contact opnemen.