Contracttool

De samenwerkingsovereenkomst: hoe ga ik te werk?

Meemoo sluit met elke contentpartner een samenwerkingsovereenkomst af waarin afspraken worden vastgelegd tussen beide partijen. Dit document dient formeel ondertekend te worden. De samenwerkingsovereenkomst bevat een hoofddocument met twee bijlagen en (optionele) addenda.

Onderstaande addenda kunnen, indien van toepassing, toegevoegd worden aan de samenwerkingsovereenkomst:

  • Aanduiding contentpartners (voor contentpartners die onder een koepel vallen)
  • Dienstverlening inzake de digitalisering en ontsluiting van kunstwerken, erfgoedobjecten of topstukken (voor contentpartners die erkende musea zijn en beroep doen/deden op deze dienst)
  • Protocol voor de elektronische mededeling van persoonsgegevens (GDPR)
  • Overeenkomst voor de bescherming van persoonsgegevens (GDPR)
  • Specifieke afspraken met contentpartners

Hoe verloopt het ondertekeningsproces?

Meemoo zal het te ondertekenen hoofddocument met bijlagen van de samenwerkingsovereenkomst klaarzetten in jouw dossier op contract.meemoo.be. Via een e-mailmelding word je op de hoogte gebracht dat aan jou een taak is toegewezen.

Klik op de taak ‘Goedkeuren voorgestelde documenten samenwerking meemoo’ in de e-mail en klik bij de taak op ‘Uitvoeren’. Je kan ook rechtstreeks inloggen op contract.meemoo.be en via het Taken- of Dossieroverzicht doorklikken op de taak die aan jou is toegewezen.

Je kan vervolgens de goed te keuren document(en) raadplegen door de document(en) te downloaden. Neem de document(en) door. Vul in de document(en) de contactgegevens van jouw organisatie aan.

Vervolgens kan je aangeven of je:

  1. akkoord gaat;
  2. niet akkoord gaat.

Ga je akkoord met het voorgestelde document?

Indien je akkoord gaat met de voorgestelde document(en), kan je dit bevestigen door ‘Ja’ aan te klikken en vervolgens de ondertekeningswijze te kiezen. 

De voorgestelde document(en) kunnen zowel digitaal als op papier getekend worden. Je kan slechts één ondertekeningswijze kiezen. 

  • Digitaal: digitaal ondertekenen kan met een programma naar keuze (DocuSign, iSignFlow, Connective, etc.), zolang de documenten ondertekend worden met een handtekening die gebaseerd is op een certificaat. Gebruikt jouw organisatie geen specifiek programma om digitaal te ondertekenen? Dan kan je Adobe Acrobat Reader gebruiken. Hier vind je alvast de nodige toelichting. Let op: vergrendel het document niet bij de ondertekening. Dit verhindert meemoo om hierna de documenten te ondertekenen. Laad de documenten na ondertekening op en klik op 'Taak verzenden'. Meemoo zal vervolgens de documenten digitaal ondertekenen en opladen in contract.meemoo.be.

  • Papier: print alle documenten en onderteken ze in tweevoud. Bezorg beide versies met de post aan meemoo vzw (Ham 175, 9000 Gent). Vul het Retouradres in in de contracttool en klik daarna op 'Taak verzenden'. Meemoo zal beide documenten ondertekenen, een papieren versie terugsturen naar het Retouradres en een digitale versie opladen in contract.meemoo.be. Je zal een bevestiging krijgen als meemoo de documenten in jouw dossier heeft opgeladen en dus raadpleegbaar zijn voor jou.

Ga je niet akkoord met het voorgestelde document?

Indien je niet akkoord bent met de voorgestelde document(en), dan vink je de tweede optie aan. Je krijgt hier de gelegenheid om aan te geven waarom je niet akkoord kan gaan. Om deze te verzenden klik je rechts onderaan op de knop ‘Taak verzenden’.

Op die manier wordt meemoo op de hoogte gebracht en zal meemoo rechtstreeks contact met jou opnemen.