Contracttool

De service agreement: hoe ga ik te werk?

De service agreement is een document waarin zaken worden genoteerd en afgesproken die specifiek zijn voor jouw organisatie, zoals aangeleverde dragers voor digitalisering, beschikbaarheid van metadata, enz.

In de samenwerkingsovereenkomst wordt er hier en daar verwezen naar de service agreement. Elke hoofdstukje in de service agreement verwijst dan ook nog eens duidelijk naar het betrokken artikel uit de Samenwerkingsovereenkomst.

Hoe verloopt het ondertekeningsproces?

STAP 1: de contentpartner vult de service agreement in

Meemoo zal de service agreement klaarzetten in jouw dossier. Via een e-mailmelding word je op de hoogte gebracht dat je de taak moet uitvoeren. Klik op de taak ‘Vul Service Agreement in’ in de mail of ga rechtstreeks naar jouw dossier via contract.meemoo.be en klik op de groene knop ‘Uitvoeren’.

De service agreement laat zich invullen als een formulier. Je kan het formulier tussendoor opslaan via het diskette-icoon rechtsonderaan. Zo bewaar je wat je al hebt ingevuld, en kan je er eventueel later aan verder werken.

Let op: neem steeds goed de infotekst onder de titel door terwijl je het formulier invult. Daar vind je telkens wat meer uitleg over wat er juist bedoeld of gevraagd wordt. Als je de vraag toch niet begrijpt of je weet niet hoe je het veld moet invullen, dan kan je steeds een mail sturen naar support@meemoo.be of jouw accountmanager contacteren.

Meemoo zal het document voorbereiden door alvast een aantal velden vooraf in te vullen. Deze velden moet je telkens enkel nakijken en eventueel aanpassen. Specifiek gaat het over de volgende onderdelen:

  1. Contactgegevens
  2. Collectiebeschrijving


De rest van de onderdelen dien je zelf aan te vullen: 3. Metadata, 4. Hergebruik van materiaal voor ontsluiting, 5. Bijkomende opmerkingen, 6. Export, 7. Aanleverschema.

Vul de lege velden aan en kijk de door meemoo ingevulde velden na (en corrigeer waar nodig). Als alles is ingevuld, kan je het document downloaden via het downloaden-icoontje rechtsboven (pijltje naar beneden).

STAP 2: de contentpartner finaliseert de service agreement

Volg nu de volgende stappen:

  1. Druk het gedownloade document af.
  2. Voeg naam, datum en handtekening toe op de daarvoor voorziene plek.
  3. Scan het document in en laad het opnieuw op in de tool, onderaan het formulier (groene knop ‘voeg bestand toe’).

Klik vervolgens op de knop ‘Service Agreement finaliseren’ rechts onderaan. Op die manier komt de taak voor controle terecht bij meemoo. 

STAP 3: meemoo controleert (en keurt goed of koppelt terug naar contentpartner)

Meemoo zal vervolgens controleren of je alle gegevens correct hebt ingevuld:

  • Als meemoo de service agreement heeft goedgekeurd, dan zal je een bevestigingsmail ontvangen.
  • Als meemoo de service agreement heeft gecontroleerd, maar er ontbreken nog gegevens of een bijlage, dan krijg je opnieuw  de taak ‘Vul Service Agreement in’ toegewezen. Je ontvangt hiervan een e-mailmelding.

Als het document is goedgekeurd, dan zal meemoo de ondertekende bijlage afdrukken, ondertekenen en een digitale versie opladen in jouw dossier.

Je ontvangt tenslotte een e-mailmelding als het document is opgeladen en raadpleegbaar is in jouw dossier.