Algemene trajectwerking

Fase 2: het voortraject

Heb je een infosessie bijgewoond en ben je geselecteerd om in te stappen in een digitale-instroomtraject? Dan kan je van start gaan met het voortraject!

Tijdens dit voortraject, dat ongeveer vier maanden duurt, bereid jij samen met ons jouw digitale collectie voor. Het doel van dit voortraject is om zoveel mogelijk duidelijkheid, eenvormigheid en voorspelbaarheid te creëren. Je beantwoordt in deze vier maanden vooral impliciet maar soms ook expliciet belangrijke omkaderende en operationele vragen. Zo krijgen we een duidelijk zicht op jouw collectie en hoe we ermee aan de slag kunnen. Je beantwoordt vragen zoals: wat zit er allemaal in jouw digitale collectie? Waar wil je naartoe met deze collectie? Wat wil je wel en niet bewaren? Ook praktische zaken zoals de structuur van de naamgeving, andere vragen over metadata en de keuze van de archiefmasters komen aan bod. Hoe beter jij hierbij weet wat je wilt en nodig hebt als organisatie, hoe beter wij aan jouw noden tegemoet kunnen komen.

Afhankelijk van het soort digitale-instroomtraject waarvoor je hebt gekozen zal het voortraject iets anders verlopen. Het verschil tussen een batch-intaketraject en een continue-instroomtraject lees je hier.

Batch-intaketraject

Heb je gekozen voor een batch-intaketraject, dan ziet het voortraject er als volgt uit:

  • Workshop: je wordt op één dag tijd ondergedompeld in de praktijk van een batch-intaketraject bij meemoo. Je komt onder andere te weten hoe we precies te werk gaan, welke bestanden in scope zijn voor het traject, hoe je met de digitale-instroomtools werkt en hoe je je collectie voorbereidt. Je krijgt ook enkele concrete opdrachten mee naar huis.
  • Eén-op-één feedbackmoment: na de workshop krijg je tijd om te werken aan deze opdrachten rond jouw digitale collectie, met name je archiefbestanden, de metadata en de bestandsinventaris. Je hebt de mogelijkheid om ons te overstelpen met vragen en problemen tijdens maandelijkse één-op-één gesprekken en via een gedeeld online document. Je krijgt dus begeleiding op maat van jouw organisatie om je digitale collectie klaar te stomen voor de test-, piloot- en productiefases.

Reken in een batch-intaketraject op ongeveer één dag per week voorbereidingswerk. Uiteraard is dit afhankelijk van hoeveel voorbereiding jouw organisatie reeds getroffen heeft.

Continue-instroomtraject

Een continue-instroomtraject is nóg meer maatwerk dan een batch-intaketraject. Daarom verloopt het voortraject ook iets anders:

  • Technische ontwikkeling: bij continue instroom heb je altijd een ontwikkelaar nodig, ofwel intern binnen jouw organisatie ofwel extern via een aanbesteding. Wij bezorgen je op voorhand de technische documentatie zodat de ontwikkelaar weet wat hem of haar te wachten staat. Belangrijk: Je kan pas geselecteerd worden voor een continue-instroomtraject als je je ontwikkelaar gevonden hebt! We proberen uiteraard onze timings zo goed mogelijk op elkaar af te stemmen.
  • Eén-op-één feedbackmoment: net als bij batch intake zijn er ook individuele maandelijkse overlegmomenten tussen jou, meemoo en de ontwikkelaar om alle vragen te bespreken die tijdens het traject naar boven komen.

'On hold'?

Trajecten - zowel batch intake, als continue instroom - gaan niet ‘on hold’. Blijkt tijdens het voortraject dat de voorbereiding niet afgerond kan worden binnen de afgesproken tijd (ongeveer vier maanden), dan ga je ‘terug naar start’. Je hebt uiteraard wel de mogelijkheid om in een latere ronde de draad weer op te pikken en je opnieuw in te schrijven voor een nieuw traject. Alleen als de eindmeet in zicht is bij het voortraject, is een verlenging met één maand uitzonderlijk mogelijk.