Algemene trajectwerking

Fase 4: de operationele opvolging (productiefase)

Heb je het voortraject succesvol afgerond? Dan kan je overgaan op de operationele opvolging of productiefase. Tijdens deze fase beginnen we met de effectieve instroom van jouw digitale collectie in de productieomgeving van het meemoo-archiefsysteem.

Dit is de minst intensieve fase van het traject. In het voortraject hebben we samen alle voorbereidingen getroffen en afspraken gemaakt rond bijvoorbeeld de metadata en de scope. Tijdens de opstart hebben we getest of alles goed werkt. Nu is het tijd om jouw materiaal te laten instromen in het meemoo-archiefsysteem!

De operationele opvolging verloopt anders afhankelijk van welk soort traject je volgt:

  • Batchintaketraject: hier werken we volgens de planning die we in het voortraject opstelden. Jij levert de afgesproken batches op regelmatige basis aan en wij zorgen dat ze goed in het meemoo-archiefsysteem terechtkomen.
    • Meemoo voert een automatische kwaliteitscontrole uit tijdens het ingesten van je archiefmateriaal.
    • Na de ingest of instroom doe jij zelf nog een kwaliteitscontrole in het meemoo-archiefsysteem. Je checkt of al het materiaal uit de batch volledig en zoals verwacht ingestroomd is: is de video afspeelbaar en is er audio aanwezig (waar er audio aanwezig dient te zijn)? Zijn de kleuren en beeldverhouding correct? Zijn alle aangeleverde metadata op de correcte plaats aanwezig?
    • Extra batches: wil je extra of nieuw materiaal laten instromen? Dat kan. Als contentpartner heb je de mogelijkheid om op vaste momenten extra batches aan te leveren, binnen de huidige afspraken, scope en metadatamappings. We voorzien twee keer per jaar zo’n moment, waarvoor je een oproep via mail krijgt. Zijn er toch significante wijzigingen in volgende batches, bv. in de scope (zoals voor het eerst video), of in de metadata, dan doen we een nieuwe test.
  • Continue-instroomtraject: hier verloopt de productiefase via jou en onze geïntegreerde systemen, die we tijdens de opstart helemaal doorgetest hebben.
    • Tijdens halfjaarlijkse contactmomenten praten we even bij en bespreken we de voortgang en eventuele wijzigingen of problemen die één van ons in tussentijd tegengekomen is.
    • Ook bij een continue-instroomtraject voert meemoo een automatische kwaliteitscontrole uit tijdens de ingest.
    • Het is jouw verantwoordelijkheid als contentpartner om een zogenaamde end-to-end controle uit te voeren, dit kan via API. Zijn alle items die je als organisatie hebt doorgestuurd naar meemoo ook effectief goed gearchiveerd? Ook een manuele steekproef is geen overbodige luxe.