Registratie in AMS (audio en video)

Meemoo werkt in haar digitaliseringsprojecten steeds met unieke barcodes. Waar je deze kleeft, waarvoor de afkortingen staan en hoe je met de barcodescanner werkt, lees je hier.

Barcodes

Voor de identificatie van de dragers tijdens transport en digitalisering heeft meemoo twee series barcodestickers of -labels ontworpen:

Door het gebruik van unieke barcodes is de identificatie van alle dragers en hun eigenaars traceerbaar op elk moment van het proces van de digitalisering. Omdat de afmetingen per drager en per doos kunnen verschillen, zijn er verschillende formaten barcodes vervaardigd. Deze worden speciaal voor jou afgedrukt en aan jou geleverd voor de start van de registratie.

De syntax (en afkorting)

De informatie op deze barcode (de syntax) bestaat uit een code per organisatie, een code per dragerformaat en een oplopend volgnummer van zes cijfers. De syntax van de barcodes is steeds als volgt samengesteld:

Syntax barcodes
Syntax barcodes

De afkortingen van de dragers worden op voorhand bepaald door meemoo. Je vindt de lijst met afkortingen hier: 

  • ACC: audiocassette
  • AKF: Andere Kleine Formaten
  • BMX: Betamax
  • BSP: Betacam SP
  • BSX: Betacam SX
  • BTC: Betacam Oxide
  • CDR: audio-cd-r
  • DBE: Digital Betacam
  • DVC: DV-formaten
  • FLM: film
  • OPD: optische schijven (optical discs), nl. cd en dvd
  • ORV: openspoelvideo (open reel video)
  • QIA:  kwartduim audiotape (quarter inch (1/4") audio tape)
  • SLD: schellak- en lakplaat (shellac and lacquer disc)
  • UMA: U-Matic
  • VCR: VCR
  • VHS: VHS
  • WCL: wasrol (wax cylinder)
  • WRE: draadspoel (wire recording)

Barcode op de drager en dragerdoos

De drager en zijn bijhorende doos (de dragerdoos) krijgen allebei een identieke barcode. Dit is nodig om de relatie te behouden tussen de drager en zijn dragerdoos waar metadata op genoteerd kan staan. Zo wordt de kans op vergissingen tijdens het digitaliseringsproces geminimaliseerd. Deze barcode begint steeds met de letter ‘A’.

Alle dragers zijn in principe verpakt in een beschermende doos, destijds meegeleverd door de leveranciers of zelf aangekocht. Het kan zijn dat deze oorspronkelijke verpakking in de loop der jaren is beschadigd. Het gaat hierbij om beschadigingen als kapotte scharniertjes van de audiocassettedoosjes waardoor de twee delen van het beschermdoosje uit elkaar vallen, of het ontbreken van delen van de kartonnen hoezen van de kwartduim audiotapes, waardoor de tape niet meer stofvrij kan worden opgeborgen. Het kan ook zijn dat de oorspronkelijke verpakking is zoekgeraakt.

Het is echter van groot belang dat iedere individuele drager zich in een individuele dragerdoos bevindt! Ook cd's of dvd's die zich in bv. een spindel bevinden, of in een doosje met meerdere schijven, moeten individueel verpakt worden (in een jewelcase). Ontbreek je dragerdozen, geef dan een seintje aan Koen en dan bekijkt meemoo wat we kunnen doen voor jou.

Het is belangrijk dat de barcode op de juiste plek wordt gekleefd. Dit is standaard in de rechterbovenhoek. Bij twijfel contacteer je koen.vanacoleyen@meemoo.be. Er zijn bij sommige dragers enkele aandachtspunten:

  • Audiocassette (ACC): het is belangrijk dat de barcode niet over de tandwieltjes in het midden, maar ook niet over de gaatjes onderaan de cassette wordt gekleefd, de zogenaamde detection holes. Dit levert namelijk moeilijkheden op bij het afspelen en dus digitaliseren van de cassette.
  • DV-formaten (DVC): bij DV-cassettes is het belangrijk dat de beweegbare klep bovenaan niet wordt dichtgekleefd met de barcode. Dit levert namelijk moeilijkheden op bij het afspelen en dus digitaliseren van de cassette.
  • Cd en dvd (OPD en CDR): let op! Voor cd’s en dvd’s dien je enkel een barcodesticker te kleven op het dragerdoosje. Op de drager zelf mag je géén barcode aanbrengen; dit om te verhinderen dat de gegevenslaag wordt beschadigd. De barcode kleef je op de voorkant van het dragerdoosje, in de rechterbovenhoek.

Voor de service provider (het digitaliseringsbedrijf) is het belangrijk dat de barcodestickers steeds op dezelfde plaats en manier zijn gekleefd, om zo efficiënt mogelijk te kunnen werken. Enkel indien het eigen identificatienummer van jouw organisatie zich op dezelfde plaats bevindt als waar de meemoo-barcode zou moeten komen, is het toegestaan om de meemoo-barcode op een andere plaats te kleven. Je hoeft dus nooit je eigen identificatie te overplakken met een meemoo-barcode. Kies in dit geval liefst de linkerkant in plaats van de rechterkant.

Barcode op de verzameldoos

De barcodes bestemd voor de kartonnen verzameldozen beginnen met de letter ‘B’ en zijn van een groter formaat dan deze voor de dragers. Je kleeft deze rechtop in het daarvoor voorziene kadertje op de doos zelf. Het is namelijk van belang dat deze barcodes steeds op dezelfde plaats aangebracht worden om het scannen voor het digitaliseringsbedrijf te vergemakkelijken. Meer informatie over de verzameldozen lees je hier.

Documenteer in AMS steeds gelijktijdig met het aanbrengen van de barcodes welke dragers in welke verzameldoos verpakt zitten!

Barcodescanner

Barcodes kunnen worden gelezen met een barcodescanner. Zo hoef je niet telkens de barcode manueel over te nemen in het registratiesysteem AMS. Je kan de barcodescanner dus gebruiken tijdens het registreren, wanneer je de barcodes aanbrengt, maar dit hoeft niet! Je kan de registratie ook zonder barcodescanner volbrengen. De barcodescanner werkt eigenlijk als een toetsenbordvervanging. Ga met je cursor in het veld staan waar de barcode ingescand moet worden ('Barcode drager' of 'Barcode verzameldoos') en scan de barcode. De barcode zal nu automatisch ingevuld worden in het veld.

De barcodescanners die door meemoo aangeleverd worden zijn draadloos en worden geleverd met een basisstation en een USB-kabel die je in de computer kan inpluggen. Je hoeft hiervoor geen extra software te installeren. Via het basisstation dat aangesloten is op jouw computer laadt de barcodescanner op. Plaats de barcodescanner na gebruik dan ook steeds terug in het basisstation zodat je hem de volgende dag weer kan gebruiken.

Opgelet! Indien je de batterij van de barcodescanner volledig laat leeglopen, dan zal de scanner geformatteerd worden en niet langer bruikbaar zijn! Het is dus belangrijk dat je de scanner regelmatig laat opladen. Je kan de scanner tot een afstand van maximum 40 meter van het bijgeleverde basisstation gebruiken.

Klaar met registreren?

Super! Geef dan een seintje aan de projectmanager van meemoo! Zo kunnen wij verder het nodige doen in AMS.