Hoe bereid ik mijn metadata voor op digitale instroom?

Stap 1: metadata exporteren en/of creëren in een gestructureerd formaat

Een eerste stap bij het voorbereiden van je metadata voor digitale instroom, is nagaan of er voor elke archiefmaster (of essence) die je wil laten instromen een metadatabestand voorhanden is. Als je reeds met een collectiebeheersysteem (CMS) of archiefbeheersysteem (DAMS of MAM) werkt, is dit doorgaans het geval. Het komt er dan op neer om te bekijken hoe je een export van je metadata uit dit systeem kan maken in bv. XML- of CSV-formaat.

Indien je metadata worden bijgehouden in bv. een spreadsheet, kan je deze gebruiken en aanleveren (bij voorkeur in CSV-formaat). Is er nog geen (minimale) metadata over je collectie beschikbaar? Niet getreurd, je kan aan de slag met onze metadatatemplate!

Vergeet niet: je hebt meer metadata dan je denkt! We gaan hier tijdens het voortraject samen naar op zoek.

Stap 2: volledigheid metadata controleren

Eenmaal je een export van je metadata hebt, komen we bij de tweede stap van je metadatavoorbereiding: de volledigheid van je metadata controleren. Met volledigheid bedoelen we dat elk metadatabestand minimale metadata bevat. Deze minimale metadata bestaat uit:

• een unieke ID ("hoofd lokale CP ID")
• een titel
• een beschrijving
• een creatiedatum

Heb je deze minimale metadata (nog) niet? Dan is het de bedoeling dat je deze eerst toevoegt! Zonder minimale metadata kan je collectie niet instromen en gearchiveerd worden bij meemoo. Dit is technisch niet mogelijk. Lees hier meer over minimale metadata.

Stap 3: metadata opschonen

De vuistregel voor je metadata (alsook de kolomnaam in Excel/CSV of tags in XML) is:

• Wel:
• Letters: a tot z en A tot Z
• Cijfers: 0 tot 9
• Streepjes: underscore (_) of koppelteken (-)
  
• (Beter) niet:
• Spaties
• Zeker niet in: titel, bestandsnaam (en dus hoofd lokale CP ID), de kolomnaam/tag
• Uiteraard wel in beschrijvende metadata, in het bijzonder de beschrijving.
• Leestekens: ! ? . , ; : ( ) ’
• Diakritische tekens: é à ù ç è
• Speciale tekens: / * % @ | # § $ +
  

• stel een betekenisvolle, korte hoofdtitel op en vermijd daarbij bovenstaande tekens;
  
• lees hier alles over een goede bestandsnaam;
• de unieke ID moet gelijk zijn aan de bestandsnaam minus de extensie;
• datums: hoe ziet het datumformaat in je metadata eruit en gebruik je steeds dezelfde manier van dateren? Stel dat je bij heel wat items het formaat YYYY-MM-DD (jaar-maand-dag) volgt en bij enkele uitzonderingen het formaat DD-MM-YYYY (dag-maand-jaar) of YYYY/MM/DD (jaar/maand/dag), dan pas je deze laatste aan om het meest courante formaat te volgen. Je moet hierbij gebruiken maken van EDTF.
• maker of trefwoord: bevat je metadatabestand per archiefmaster meerdere makers (bv. bij een toneelvoorstelling) of meerdere trefwoorden? Let dan op dat deze steeds op dezelfde manier gescheiden worden. In XML-formaat kan je bv. nakijken of alle makers onder één overkoepelende tag voorkomen en/of steeds dezelfde tagnaam gebruikt wordt per type maker. In Excel-/CSV-formaat raden we aan om voor trefwoorden of bv. per type maker één specifieke kolom(naam) te voorzien en vervolgens de verschillende waarden die per kolom voorkomen, consistent op te splitsen. Dit kan bv. door tussen de verschillende trefwoorden of makers steeds een puntkomma (;) of komma (,) te gebruiken.