Om digitale bestanden duurzaam te bewaren in het meemoo-archief moet elk digitaal bestand begeleid worden door een metadatabestand. Zo’n metadatabestand bevat informatie over het digitale bestand, zoals een titel, beschrijving en creatiedatum. Deze informatie hebben we nodig om de digitale collectie doorzoekbaar en bruikbaar te maken voor verdere ontsluiting. Hoe je deze metadata voorbereidt op digitale instroom bij meemoo lees je hier!
Een eerste stap bij het voorbereiden van je metadata voor digitale instroom, is nagaan of er voor elke archiefmaster (of essence) die je wil laten instromen een metadatabestand voorhanden is. Als je reeds met een collectiebeheersysteem (CMS) of archiefbeheersysteem (DAMS of MAM) werkt, is dit doorgaans het geval. Het komt er dan op neer om te bekijken hoe je een export van je metadata uit dit systeem kan maken in bv. XML- of CSV-formaat.
Indien je metadata worden bijgehouden in bv. een spreadsheet, kan je deze gebruiken en aanleveren (bij voorkeur in CSV-formaat). Is er nog geen (minimale) metadata over je collectie beschikbaar? Niet getreurd, je kan aan de slag met onze metadatatemplate!
Vergeet niet: je hebt meer metadata dan je denkt! We gaan hier tijdens het voortraject samen naar op zoek.
Eenmaal je een export van je metadata hebt, komen we bij de tweede stap van je metadatavoorbereiding: de volledigheid van je metadata controleren. Met volledigheid bedoelen we dat elk metadatabestand minimale metadata bevat. Deze minimale metadata bestaat uit:
Heb je deze minimale metadata (nog) niet? Dan is het de bedoeling dat je deze eerst toevoegt! Zonder minimale metadata kan je collectie niet instromen en gearchiveerd worden bij meemoo. Dit is technisch niet mogelijk. Lees hier meer over minimale metadata.
De vuistregel voor je metadata (alsook de kolomnaam in Excel/CSV of tags in XML) is:
Om je metadata op te schonen en klaar te maken voor instroom bestaan tal van manieren. Om eenvoudige bewerkingen uit te voeren, raak je dikwijls al ver met een oplossing als Excel of Google Spreadsheets. Hiermee kan je bv. kolommen samenvoegen of splitsen, maar ook snel en efficiënt waarden zoeken en/of vervangen.
Ook OpenRefine is een handige tool om je metadata op te schonen, kolommen samen te voegen of op te splitsen, of complexere acties uit te voeren. Hierover vind je meer informatie in de handleiding op CEST (incl. online webinar) of in deze (Engelstalige) online cursus . Mocht je toch nog vragen hebben rond het opschonen van metadata, dan kan je terecht bij team Expertise via support@meemoo.be!
Na het voorbereiden en opschonen van je metadata kan je overgaan op de metadamapping!