Algemeen

Voortraject van Het Archief

In 2018 en 2019 werd Het Archief en de publicatie van metadata uit ons archiefsysteem voorbereid. Met een publieke metadatacatalogus willen we gebruikers makkelijker de weg laten vinden naar het beeld en geluid in jullie archief, over de grenzen van organisaties en sectoren heen. Zo’n project bouwt natuurlijk op de goede samenwerking met onze contentpartners. Daarom werden jullie bij het hele proces betrokken.

Dat deden we op twee verschillende manieren. Iedere nieuwe stap werd eerst intern voorbereid en afgetoetst, waarna we een werkgroep organiseerden met negen content partners: Amsab-ISG, Huis van Alijn, KULeuven, Argos Centrum voor Kunst en Media, ADVN, Muziektheater Transparant, Ultima Vez, UGent en VRT.

We werkten het basisidee van een metadatacatalogus uit: metadata uit jouw (audiovisueel) archief publiek delen. We bekeken samen ook welke metadata in aanmerking komen om te delen. Wat die publieke metadatacatalogus precies is én wat de voorstellen voor de verschillende licenties zijn voor de publicatie van de metadata leerden andere content partners op het partnerportaal, via partnernieuwsbrieven en tijdens ons partnerevent. 

Om jullie nog meer te betrekken, werd in 2018 een vragenlijst opgesteld over aanvragen van het publiek bij de archieven van onze contentpartners. Om onze doelgroep wat scherper te definiëren startten we begin 2019 met een gebruikersonderzoek. Doel: te weten komen wie onze gebruikers zijn en wat ze nodig hebben.

Stap 1: identificatie van onze doelgroepen

Via een bevraging - die jij misschien ook ontving - wilden we van onze contentpartners te weten komen wie momenteel gebruik maakt van hun catalogi. De doelgroepen identificeerden we als heemkundigen, leerkrachten, studenten, wetenschappelijk onderzoekers, kunstenaars, filmproducenten, documentairemakers, productiehuizen, uitgeverijen, cultuurproducenten en online media producenten.

Van onze contentpartners leerden we dat:

  • eindgebruikers het meest op zoek zijn naar foto, gevolgd door video en audio;
  • aanvragen evenredig over de verschillende doelgroepen heen​ gebeuren;
  • niet-commerciële doelgroepen eerder geïnteresseerd zijn in informatie en raadpleging, commerciële doelgroepen eerder in hergebruik.;
  • gebruikers het meest interesse hebben in ouder materiaal​.

Stap 2: bevraging van en test prototype door doelgroepen

Via focusgroepen en persoonlijke gesprekken stelden we voor elke gebruiker een personafiche op met hun motivatie om de metadatacatalogus te gebruiken, en met hun feedback. De belangrijkste lessen uit deze persoonlijke contacten waren dat:

  • de centrale zoekfunctie van groot belang is. Dat ze op één plaats in het materiaal van meer dan 100 partners kunnen zoeken, zien gebruikers als een meerwaarde.
  • de gebruiksvriendelijkheid van het platform en de informatie in de metadata troeven kunnen zijn. Daarom is het belangrijk dat we ons prototype door deze gebruikers en onze contentpartners laten testen en dat we een goed overzicht van de metadatavelden en wat ze betekenen voorzien.
  • enig verwachtingsmanagement zeker op zijn plaats is, bijvoorbeeld rond het online raadplegen van het beeld en geluid zelf. We moeten zeker aandacht besteden aan transparantie rond auteursrecht. Gebruikers willen graag ook al een stukje van het materiaal kunnen zien om te beslissen of het voor hen interessant is, al begrijpen ze dat dit moeilijk ligt omwille van de auteursrechten.

Wetenschappelijk onderzoekers hebben hogere verwachtingen: belangrijk voor hen is de context van het materiaal te kennen. Met divers en veel materiaal van veel verschillende organisaties is dat moeilijk te bewerkstelligen. Wel willen we in de toekomst de noden en behoeften van de onderzoekers van nabij bekijken en voor hen specifieke oplossingen bedenken. Verder kregen we van de verschillende potentiële gebruikers die we bevroegen veel interessante opmerkingen rond de functionaliteiten zelf, zoals de verhouding van het zoekveld en de filterbalk. Hiermee konden we het prototype nog gebruiksvriendelijker maken.

Begin 2019 kon je als contentpartner al eens met je meemoo-account inloggen om het eerste prototype te verkennen. In de zomer van 2019 werkten we verder aan het platform zodat je vanaf eind september de preview-versie kon verkennen. Na het verwerken van de feedback van onze contentpartners, lanceerden we begin november 2019 de nieuwe versie van hetarchief.be.. Iedereen kan er zoeken in de metadata van het beeld en geluid dat contentpartners in het meemoo-archief bewaren.