Veelgestelde vragen
Hoe kan een gebruiker een item aanvragen via Het Archief?
Op Het Archief draait alles om zoeken en vinden in het audiovisueel archiefmateriaal van meer dan 100 van onze content partners. Met de juiste zoekopdracht vind je, voor zover de metadata beschikbaar zijn, snel het beoogde resultaat. Op de website zelf kan je het materiaal niet bekijken of beluisteren. Wie het materiaal wil raadplegen of hergebruiken, kan een aanvraag richten aan de partner zelf. Hiervoor vult hij of zij het aanvraagformulier in op de detailpagina van het item.
Uit ons gebruikersonderzoek blijkt dat ‘uniformiteit’ belangrijk is voor gebruikers. We schenken op Het Archief aandacht aan de diversiteit aan materiaal en partners, maar in de aanvraagprocedure stellen we een standaardformulier voor dat alle content partners kunnen gebruiken. Is dit voor jouw organisatie niet werkbaar, dan is er ook de mogelijkheid om door te verwijzen naar een eigen formulier. We overlopen hier beide opties.
1. Standaardaanvraagformulier van VIAA
Verschillende potentiële doelgroepen hebben Het Archief getest. Daarbij kwam naar voor dat hun voorkeur uitgaat naar een formulier dat voor verschillende items en partners hetzelfde is. Het formulier dat wij op basis van deze input opstelden, is specifiek voor aanvragen naar audiovisueel materiaal. Informatie als de titel, content partner en PID worden automatisch meegegeven in het formulier.
Hoe gaat het in zijn werk?
- De gebruiker vindt een item op Het Archief en gaat naar de detailpagina van het item.
- De gebruiker klikt op de link naar het aanvraagformulier op de detailpagina.
- De gebruiker vult het aanvraagformulier in.
- Het aanvraagformulier wordt verzonden naar de content partner in kwestie en de gebruiker ontvangt een kopie.
- De content partner volgt de aanvraag verder op en neemt contact op met de gebruiker. VIAA is hier niet meer in betrokken.
Welke informatie hebben we van jouw organisatie nodig?
Een e-mailadres waarnaar het aanvraagformulier - aanwezig bij ieder object - mag verzonden worden. Als content partner hoef je zelf niets extra te voorzien. Er moet enkel gezorgd worden dat de aanvraag verwerkt wordt bij ontvangst.
Welke informatie staat op het formulier en welke gegevens vragen we over de gebruiker in het aanvraagformulier?
Algemene informatie:
- Korte toelichting over hoe het aanvraagformulier werkt en wat er gebeurt nadat het aanvraagformulier verzonden is.
- Titel
- Content partner
- PID
- Lokale CP ID (indien aanwezig)
- Bestandstype (video of audio)
Over de aanvrager:
- Naam
- Voornaam
- Organisatie (optioneel)
- E-mailadres
- Type aanvraag:
- bekijken/beluisteren
- hergebruik
- Type gebruiker:
- privégebruiker
- professionele gebruiker
- student/onderzoeker
- Extra toelichting bij de aanvraag (optioneel)
2. Je eigen aanvraagformulier gebruiken
Heeft jouw organisatie een eigen proces om archiefaanvragen voor beeld en geluid te verwerken? Dat kan bijvoorbeeld via een centraal aanvraagformulier, maar dat kan ook via een eigen online catalogus waar elke item raadpleegbaar en aanvraagbaar is. Dan kan je de aanvraagprocedure die je daarvoor gebruikt ook gebruiken voor Het Archief. In plaats van het standaardformulier komt er dan een doorverwijzing naar het aanvraagformulier op je eigen website of naar het item in je eigen online catalogus.
Aan welke voorwaarden moet het eigen aanvraagformulier voldoen?
- Het aanvraagformulier moet online ingevuld kunnen worden.
- Het formulier moet geschikt zijn voor audiovisueel materiaal. Daarom is een algemeen contact- of invulformulier minder interessant.
- Om de aanvraag gebruiksvriendelijk te laten verlopen, is het nuttig dat zaken als de PID en Lokale CP ID meegenomen worden. Daarom is het belangrijk dat het formulier van jouw organisatie online ingevuld kan worden (bij een invulformulier in een pdf-bestand of Word-bestand is dit niet mogelijk).