Op Het Archief draait alles om zoeken en vinden in het audiovisueel archiefmateriaal van meer dan 100 van onze content partners. Met de juiste zoekopdracht vind je, voor zover de metadata beschikbaar zijn, snel het beoogde resultaat. Op de website zelf kan je het materiaal niet bekijken of beluisteren. Wie het materiaal wil raadplegen of hergebruiken, kan een aanvraag richten aan de partner zelf. Hiervoor vult hij of zij het aanvraagformulier in op de detailpagina van het item.
Uit ons gebruikersonderzoek blijkt dat ‘uniformiteit’ belangrijk is voor gebruikers. We schenken op Het Archief aandacht aan de diversiteit aan materiaal en partners, maar in de aanvraagprocedure stellen we een standaardformulier voor dat alle content partners kunnen gebruiken. Is dit voor jouw organisatie niet werkbaar, dan is er ook de mogelijkheid om door te verwijzen naar een eigen formulier. We overlopen hier beide opties.
Verschillende potentiële doelgroepen hebben Het Archief getest. Daarbij kwam naar voor dat hun voorkeur uitgaat naar een formulier dat voor verschillende items en partners hetzelfde is. Het formulier dat wij op basis van deze input opstelden, is specifiek voor aanvragen naar audiovisueel materiaal. Informatie als de titel, content partner en PID worden automatisch meegegeven in het formulier.
Een e-mailadres waarnaar het aanvraagformulier - aanwezig bij ieder object - mag verzonden worden. Als content partner hoef je zelf niets extra te voorzien. Er moet enkel gezorgd worden dat de aanvraag verwerkt wordt bij ontvangst.
Heeft jouw organisatie een eigen proces om archiefaanvragen voor beeld en geluid te verwerken? Dat kan bijvoorbeeld via een centraal aanvraagformulier, maar dat kan ook via een eigen online catalogus waar elke item raadpleegbaar en aanvraagbaar is. Dan kan je de aanvraagprocedure die je daarvoor gebruikt ook gebruiken voor Het Archief. In plaats van het standaardformulier komt er dan een doorverwijzing naar het aanvraagformulier op je eigen website of naar het item in je eigen online catalogus.