Bijkomende informatie

Hoe kan ik geselecteerd worden voor een digitale-instroomtraject?

Wil je instappen in een digitale-instroomtraject, maar ben je niet zeker of jouw collectie in aanmerking komt? Hieronder kom je te weten op welke selectieparameters wij ons baseren. Zo kan je zelf al inschatten of je klaar bent om aan een traject te beginnen.

Het aanmeldingsformulier

Aangezien de vraag vanuit onze contentpartners voor het instappen in een digitale-instroomtraject groot is, zijn wij genoodzaakt een selectie door te voeren per ronde. Op die manier kunnen wij ook garanderen dat wij voldoende tijd in jullie traject kunnen investeren. Een digitale-instroomtraject is namelijk maatwerk en we werken zes maanden lang één-op-één met jou samen.

De selectie van wie instapt in een nieuw digitale-instroomtraject gebeurt op basis van het aanmeldingsformulier. Dit formulier krijg je van ons via e-mail nadat je de infosessie hebt gevolgd.

In het aanmeldingsformulier vragen we onder andere naar:

  • jouw digitale collectie: beleid, aantal, grootte, bestandstypes, inhoud, collectiebeheersysteem, metadata;
  • welk soort digitale-instroomtraject je verkiest;
  • hoe klaar jij zelf denkt dat jouw organisatie is om aan een traject te beginnen;
  • welke timing jij voor ogen hebt om te kunnen instromen.

Denk je dat je nog niet klaar bent om onmiddellijk te beginnen met een digitale-instroomtraject, dan is dit geen probleem. We voorzien twee keer per jaar vaste momenten waarop je zal kunnen instappen in een traject, te beginnen met de infosessie.

De selectie

Op basis van de antwoorden op het aanmeldingsformulier selecteren wij ongeveer tien contentpartners per ronde.

We maken eerst een longlist van wie in aanmerking komt. Hierbij kijken we:

  1. of je het traject kan afleggen binnen de vooropgestelde tijd;
  2. of je minimale metadata voorhanden hebt (hoofdtitel, datum, lokale (unieke) ID, beschrijving OF 5 trefwoorden) en;
  3. of de bestanden die je wilt laten instromen in scope zijn.

Voldoe je aan deze voorwaarden dan kom je op de shortlist terecht. Hier nemen we de prioritering en de werklastinschatting in rekening. We kijken wat jullie noden zijn (bv. opslagproblemen of een deadline voor een project), hoeveel metadata er al is, hoe klaar je jouw organisatie zelf inschat en hoe complex jouw collectie is. Een complexe collectie wil echter niet zeggen dat je niet geselecteerd wordt voor een digitale-instroomtraject. We willen er enkel voor zorgen dat we een haalbare mix aan complexiteit hebben, zodat we ieder traject binnen de zes maanden op de rails kunnen krijgen.