Algemeen

Hoe kwam de bezoekertool tot stand?

De bezoekertool wordt een instrument dat jou als contentpartner kan ondersteunen in je dienstverlening: dat was van bij het begin het uitgangspunt. Verschillende contentpartners hebben zich geëngageerd om dit waar te maken. Tijdens een intensief traject hebben ze inzichten en adviezen gedeeld die aan de basis liggen van de bezoekertool. Benieuwd welke stappen ze doorlopen hebben?

Een eerste bevraging

Tussen december 2019 en februari 2020 vulden 28 contentpartners een enquête in. Samen vertegenwoordigden ze verschillende vormen van archiefwerking. We kregen niet alleen  antwoorden van archieven en musea, maar ook van vijf podiumkunstenorganisaties, een erfgoedbibliotheek en de openbare omroep. Ongeveer de helft van de respondenten gaf aan dat ze geen manier hadden om iemand toegang te geven tot hun digitaal archiefmateriaal. Voor meemoo was dat voldoende grond om de bezoekertool uit te werken.

In de enquête kwamen onder andere de volgende vragen aan bod:

  • Wie zouden de gebruikers zijn van de  bezoekertool?
  • Welke functionaliteiten zijn belangrijk voor een tool als de bezoekertool?

De antwoorden op deze vragen vormen de krijtlijnen van de tool.

De werkgroepen: een vinger aan de pols 

Om een instrument als de bezoekertool effectief te ontwikkelen, moesten er duidelijke analyses gemaakt worden. Een aantal contentpartners hebben advies gegeven en hielpen zo knopen door te hakken. Ze kwamen meerdere keren samen in de vorm van een werkgroep

Voor de sector, door de sector

Deze contentpartners hebben zich geëngageerd om deel te nemen aan de werkgroep: ADVN, Amsab-ISG, AMVB, Archief Gent, Argos, Felixarchief, Industriemuseum, KADOC, Kunstenpunt, Liberas, MOMU, Openbare bibliotheek Brugge, VRT, Stadsarchief Brugge, Stadsarchief Poperinge, Stadsarchief Ieper, Toneelhuis en Universiteitsbibliotheek Gent. Dat is een mooi aantal deelnemers van diverse pluimage. Zij hebben ervoor gezorgd dat de tool voor verschillende soorten organisaties bruikbaar is. 

Wat heeft de werkgroep besproken? 

In oktober 2020 ging de werkgroep dieper in op de resultaten van de bevraging. Zo werd duidelijk waar organisaties nood aan hebben wanneer ze audiovisueel materiaal beschikbaar stellen voor hun bezoekers. Op die manier konden we bepalen welke functionaliteiten prioriteit kregen binnen de bezoekertool. 

 De werkgroep kwam een tweede keer digitaal samen in juni 2021. Op dat moment was er een uitgebreide juridische analyse uitgevoerd. Advocaat Joris Deene had tot in de puntjes uitgeklaard welke wettelijke verplichtingen gelden wanneer een organisatie materiaal deelt met eindgebruikers. Tijdens de werkgroep dachten de leden na over de impact hiervan op de werking van het platform. Daarnaast gaven ze concrete feedback bij de schetsen van de tool die toen op tafel lagen. 

In september 2021 legden we de uitgewerkte designs van de bezoekertool voor aan de leden van de werkgroep én werd het gebruik van de tool besproken. Vervolgens gaven ze feedback op dit tastbare voorstel. Het resultaat? De bezoekertool is een sterk afgesloten platform geworden: contentpartners hebben volledige controle over wie hun materiaal kan bekijken. De focus van de tool ligt op gebruiksvriendelijkheid en personalisatie op maat van je organisatie.

Inspiratie uit de realiteit: customer journey workshops 

Naast de werkgroep waren een aantal organisaties ook op een andere manier betrokken bij het onderzoek: zij namen deel aan de workshops over customer journeys. De betrokken contentpartners hielpen de drie belangrijkste doelgroepen van de bezoekertool in kaart te brengen: studenten en onderzoekers, erfgoedkundigen en professionals uit de creatieve industrie. Dankzij deze workshops werd duidelijk hoe de bezoekertool een handig instrument kan zijn voor de eindgebruikers: de bezoekers van jouw instelling.