Inventaris

Hoe maak ik een bestandsinventaris op?

Eens de batch of deelcollectie gedefinieerd is, kan je beginnen aan een inventaris. In de context van een digitale instroomproject verwijzen we met een inventaris naar een bestandsinventaris (of file-based inventaris). Dit is dus een lijst met alle digitale bestanden die deel uitmaken van jouw deelcollectie, en enkele parameters.

Deze bestandsinventaris wordt op twee momenten gebruikt tijdens een batch intakeproject.

  1. Door zo’n inventaris te maken wordt zichtbaar hoeveel bestanden precies deel uitmaken van de mogelijke deelcollecties, welke bestandsformaten precies aanwezig zijn en wat hun bestandsgrootte is. Deze bestandsinventaris zal je helpen jouw deelcollectie op te schonen en archiefbestanden te identificeren en selecteren.
  2. Je zal de inventaris van de definitieve batch (inclusief MD5-checksums!) ook aan meemoo zelf moeten bezorgen tijdens de testfase. Let op: het is belangrijk dat deze inventaris op een zo laat mogelijk tijdstip in het batch intakeproces wordt aangeleverd.

Werken met DROID

Voor het maken van zo’n bestandsinventaris kan je bij voorkeur gebruik maken van DROID. Dit is een softwaretool ontwikkeld door The National Archives (UK) om de formaten van digitale bestanden te identificeren (software en versienummer). Onderstaande handleiding leert je hoe je DROID kan gebruiken om de bestanden van je digitale archief te identificeren en het aanmaken van MD5-checksums via de grafische userinterface van de software.

Het resultaat van een DROID-analyse op je digitale collectie is een bestandsinventaris met MD5-checksums per digitaal bestand.