Bestandsinventaris

Hoe maak ik een bestandsinventaris op?

Eens je jouw batch of deelcollectie gedefinieerd hebt, kan je beginnen aan het opstellen van een bestandsinventaris (of file-based inventaris). Dit is een lijst met alle digitale bestanden die deel uitmaken van jouw batch, vergezeld van enkele bestandsgegevens.

Waarom maak ik een bestandsinventaris op?

De bestandsinventaris wordt op drie manieren gebruikt tijdens een batch-intakeproject:

  1. De batch opschonen en archiefbestanden selecteren: de inventaris toont hoeveel bestanden precies in de batch zitten, welke bestandsformaten aanwezig zijn en wat hun bestandsgrootte is. Dit zal je helpen om jouw batch op te schonen en archiefbestanden te identificeren en selecteren.
  2. De MD5-checksums: de inventaris bevat ook MD5-checksums voor elk bestand. Hiermee kan je de integriteit van je bestanden doorheen de tijd controleren. Lees er hier meer over.
  3. Tijdens de digitale instroom zelf: in een batch-intaketraject is het verplicht een bestandsinventaris met lokale ID en MD5 aan te leveren. Deze inventaris wordt namelijk door de batch-intaketooling gebruikt om a) de MD5-checksums na te rekenen en b) de volledigheid van de aangeleverde batch te valideren. Let op: het is belangrijk dat deze inventaris op een zo laat mogelijk tijdstip in het batch-intakeproces wordt aangeleverd, anders kunnen de MD5’s mogelijks niet meer kloppen.

Werken met DROID

Voor het maken van een bestandsinventaris raden wij aan om DROID te gebruiken. Dit is een softwaretool ontwikkeld door The National Archives (UK) om de formaten van digitale bestanden te identificeren. Het resultaat van een DROID-analyse op je digitale collectie is een bestandsinventaris met gedetailleerde info over elk bestand (zoals bestandsnaam, -grootte, -formaat, checksum, enz.).

Onderstaande handleiding leert je hoe je DROID kan gebruiken om de bestanden van je digitale archief te identificeren en hoe je MD5-checksums aanmaakt via de tool.

Alternatieven voor DROID

Bij meemoo werken we standaard met DROID om een bestandsinventaris aan te maken, aangezien DROID een gebruiksvriendelijke tool is die doet wat wij nodig hebben: bestandsidentificatie en creatie van MD5’s. Er bestaan echter ook andere tools om bestandsinventarissen te maken, zoals:

  • Siegfried: deze tool werkt via commandline en identificeert je bestanden. Het voordeel van Siegfried is dat wanneer het programma niet zeker is over de identificatie van een bestandsformaat, het je dit ook laat weten. Bij DROID worden in dit geval meerdere formaten opgelijst waardoor je een minder bruikbaar CSV-bestand zal krijgen.
  • Brunnhilde: deze tool werkt via Siegfried, maar heeft wel een interface (deze wordt via commandline geïnstalleerd). Brunnhilde heeft als voordeel dat het zelf een viruscontrole op je bestanden doet, iets wat DROID niet kan. Het heeft ook een betere rapporteringsfunctie dan DROID.

Wil je graag met één van deze tools aan de slag, maar weet je niet waar te beginnen? Neem contact op met onze collega’s van team Expertise via support@meemoo.be.