Aan de slag

Hoe maak ik een koppeling van metadata uit de Kunstenpuntdatabank naar het meemoo-archiefsysteem?

Ben je als contentpartner betrokken bij het Beeldstorm-project? Dan kan je je de metadata van die digitale bestanden in archiefsysteem verrijken met metadata uit de Kunstenpuntdatabank. Meemoo heeft daarvoor een samenwerking opgezet met Kunstenpunt. 

De databank van Kunstenpunt verzamelt gegevens over personen, organisaties en producties binnen de podiumkunsten. Deze informatie is doorzoekbaar op data.kunsten.be. Het invoeren van deze gegevens gebeurt door Kunstenpunt zelf op basis van input uit de sector (programmabrochures, websites, de organisaties zelf). 

In het meemoo-archiefsysteem wordt informatie verzameld over de video- en audiobestanden die daar bewaard worden. Vaak gaat dit over opnames van producties, waarover in de Kunstenpuntdatabank reeds veel informatie beschikbaar is. De gegevens over deze bestanden noemen we metadata. 

Meemoo en Kunstenpunt vonden het dan ook opportuun om een koppeling te voorzien tussen beide systemen, zodat de metadata vanuit de rijke Kunstenpuntdatabank, die daar sowieso worden verzameld, kan doorstromen naar meemoo. 

Hoe gaat dit in zijn werk? 

Voorlopig kan dit alleen voor materiaal dat voortkomt uit het Beeldstorm-project. We werken namelijk aan een langetermijnaanpak voor de koppeling van metadata met externe systemen, en willen deze koppeling beheersbaar houden op korte termijn. Als je dus materiaal vanuit het Beeldstorm-project in het meemoo-archiefsysteem wil verrijken met metadata uit de kunstenpuntdatabank, dan volg je best de volgende stappen:

  1. Ga naar het meemoo-archiefsysteem, log in met je meemoo-account en klik de beheersmodule open: instructies over het gebruik van het archiefsysteem vind je op deze pagina, of volg één van onze opleidingen om te leren werken met het archiefsysteem.
  2. Bekijk (of beluister) een digitaal bestand en bepaal over welke productie het gaat.
  3. Surf naar data.kunsten.be: zoek daar de productie op via de zoekfunctie. Let erop dat je 'Producties' aanvinkt in de filterbalk rechts. 

4. Kies het juiste jaar: kijk goed of het gaat over het juiste productiejaar of seizoen. 
5. Rapporteer eventuele fouten: als je foutjes zou ontdekken in de gegevens in deze databank, kan je dit altijd doorgeven door rechts in het scherm te klikken op ‘Rapporteer een fout’. De fout wordt vervolgens rechtgezet door een medewerker van Kunstenpunt. Het is belangrijk dat de metadata hier goed staan vooraleer de koppeling wordt gelegd met meemoo. Om foutjes te kunnen rapporteren via de databank moet je ingelogd zijn, je kan eenvoudig een account aanvragen door rechts bovenaan op ‘Aanmelden’ te klikken. 
6. Kopieer en plak de link in het meemoo-metadatamodel: als alles juist is, kopieer je de link in de URL-balk van je browser. De link heeft de volgende structuur: "data.kunsten.be/productions/naamvandeproductie". Plak deze link in het meemoo-archiefsysteem  in het veld ‘Overige Lokale CP-ID'. Kies in het uitklapmenu ‘kp_productie_id’. Meer informatie over het metadatamodel vind je op deze pagina
Voor het meeste materiaal in het Beeldstorm-project heeft meemoo deze link al ingevuld. Je hoeft dan als contentpartner enkel de links na te kijken en eventueel aan te passen, zodat zeker de juiste koppeling wordt gelegd.




7. Als je klaar bent (en de eventuele fouten in de Kunstenpuntdatabank zijn gecorrigeerd), dan geef je een seintje aan Tom Ruette (tom@kunsten.be) dat hij de links mag activeren. Op die manier worden de metadata die voorhanden zijn in de Kunstenpuntdatabank gekopieerd naar het meemoo-archiefsysteem en zal je die daar kunnen raadplegen. Belangrijk om te weten: dit is éénrichtingsverkeer (van Kunstenpunt naar meemoo), en gebeurt éénmalig op vraag van de podiumkunstenorganisatie. Er gebeurt dus geen automatische synchronisatie. 

Nadat het meemoo-archiefsysteem verrijkt is met de metadata uit de Kunstenpuntdatabank, kan je daar de metadata verder manueel aanvullen (zoals bv. het toevoegen van een beschrijving). Welke velden er nog ingevuld moeten worden, kan je bekijken in de handleiding van het metadatamodel

Kan je nog niet overweg met het meemoo-archiefsysteem? We organiseren regelmatig opleidingen, dus hou de updates over de events op het partnerportaal in de gaten. 

Meer informatie over het tot stand komen van de koppeling en de mapping van de metadatavelden vind je op de blog van Kunstenpunt. Via de buttons hieronder kom je daar terecht. 

We werken ondertussen aan langetermijnoplossing om de metadata tussen beide systemen op een duurzamere manier te koppelen. Voorlopig is het dus erg belangrijk dat er al een link is in de vorm van de ID uit de Kunstenpuntdatabank, die in het meemoo-archiefsysteem wordt vermeld.