Aan de slag

Hoe maak ik een koppeling van metadata uit de Kunstenpuntdatabank naar het meemoo-archiefsysteem?

Ben je als contentpartner betrokken bij het Beeldstorm-project? Dan kan je de metadata van jouw digitale bestanden in het archiefsysteem verrijken met metadata uit de Kunstenpuntdatabank.

De databank van Kunstenpunt verzamelt gegevens over personen, organisaties en producties binnen de podiumkunsten. Deze informatie is doorzoekbaar op data.kunsten.be. Het invoeren van deze gegevens gebeurt door Kunstenpunt zelf, op basis van input uit de sector (zoals programmabrochures, websites, de organisaties zelf). 

In het meemoo-archiefsysteem wordt informatie verzameld over de video- en audiobestanden die daar bewaard worden. Vaak gaat dit over opnames van producties, waarover in de Kunstenpuntdatabank reeds veel informatie beschikbaar is. De gegevens over deze bestanden noemen we metadata. 

In samenwerking met Kunstenpunt hebben we een koppeling voorzien tussen beide systemen. Op die manier kunnen de metadata vanuit de rijke Kunstenpuntdatabank (die daar sowieso worden verzameld), doorstromen naar meemoo.

Hoe gaat dit in zijn werk? 

Voorlopig is dit enkel mogelijk voor materiaal dat voortkomt uit het Beeldstorm-project. We werken namelijk aan een langetermijnaanpak voor de koppeling van metadata met externe systemen en willen deze koppeling beheersbaar houden op korte termijn. Wil je dus materiaal vanuit het Beeldstorm-project in het meemoo-archiefsysteem verrijken met metadata uit de Kunstenpuntdatabank, dan volg je best de volgende stappen:

  1. Ga naar het meemoo-archiefsysteem, log in met je meemoo-account en klik de beheersmodule open. Raadpleeg hier de instructies om met het archiefsysteem te werken, of schrijf je in voor één van onze opleidingen.
  2. Bekijk (of beluister) een digitaal bestand en bepaal over welke productie het gaat.
  3. Surf naar data.kunsten.be: zoek daar de productie op via de zoekfunctie. Let erop dat je Producties aanvinkt in de filterbalk rechts. 

4. Kies het juiste jaar: kijk goed of het gaat over het juiste productiejaar of seizoen.

5. Rapporteer eventuele fouten: het is belangrijk dat de metadata in de Kunstenpuntdatabank correct zijn vooraleer ze gekoppeld worden met meemoo. Ontdek je toch een foutje? Je kan dit eenvoudig doorgeven door rechts in het scherm te klikken op Rapporteer een fout. Vervolgens wordt de fout rechtgezet door een medewerker van Kunstenpunt. Let op: om fouten te rapporteren moet je ingelogd zijn. Een account aanvragen doe je door rechts bovenaan op Aanmelden te klikken.

6. Kopieer en plak de link in het meemoo-metadatamodel: als alles juist is, kopieer je de link in de URL-balk van je browser. De link heeft de volgende structuur: "data.kunsten.be/productions/naamvandeproductie". Ga terug naar het meemoo-archiefsysteem en plak de link in het veld Overige Lokale CP-ID. In het uitklapmenu selecteer je kp_productie_id. Meer informatie over het metadatamodel vind je op deze pagina
Voor het meeste materiaal in het Beeldstorm-project heeft meemoo deze link al ingevuld. Je hoeft dan als contentpartner enkel de links na te kijken en eventueel aan te passen, zodat zeker de juiste koppeling wordt gelegd.

7. Als je klaar bent en de eventuele fouten in de Kunstenpuntdatabank zijn gecorrigeerd, geef je een seintje aan Tom Ruette (tom@kunsten.be). Hij activeert vervolgens de links. Op die manier worden de metadata die voorhanden zijn in de Kunstenpuntdatabank gekopieerd naar het meemoo-archiefsysteem, en kan je ze ook daar raadplegen. Belangrijk om te weten: dit is éénrichtingsverkeer (van Kunstenpunt naar meemoo), en gebeurt éénmalig op vraag van de podiumkunstenorganisatie. Er gebeurt dus geen automatische synchronisatie. 

Nadat het meemoo-archiefsysteem verrijkt is met de metadata uit de Kunstenpuntdatabank, kan je de metadata manueel aanvullen in het meemoo-archiefsysteem zelf (zoals bv. het toevoegen van een beschrijving). Welke velden er nog ingevuld moeten worden, kan je bekijken in de handleiding van het metadatamodel. We werken ondertussen aan langetermijnoplossing om de metadata tussen beide systemen op een meer duurzamere manier te koppelen. Voorlopig is het erg belangrijk dat er een link is in de vorm van de ID uit de Kunstenpuntdatabank, en dat deze in het meemoo-archiefsysteem wordt vermeld. 

Kan je nog niet overweg met het meemoo-archiefsysteem? We organiseren regelmatig opleidingen, dus hou de updates over de events op het partnerportaal in de gaten. 

Meer informatie over het tot stand komen van de koppeling en de mapping van de metadatavelden vind je op de blog van Kunstenpunt

Bekijk hieronder ook even de screencast waarin alle stappen nog eens worden uitgelegd.