De basis

Hoe pas ik metadata aan in het meemoo-archiefsysteem?

Je digitale bestanden worden digitaal gearchiveerd in het meemoo-archiefsysteem en ontsloten op onze verschillende interactieplatformen. Daarbij is het belangrijk dat je de metadata van deze bestanden zo uitgebreid mogelijk aanvult: zo kan je zelf je bestanden vlot opzoeken én tegelijkertijd de vindbaarheid voor anderen verbeteren. Niet alle bestanden en alle metadata worden echter ontsloten. Hier vind je welke bestanden en metadata precies ontsloten worden en hoe deze selectie tot stand is gekomen.

Wil je de metadata van jouw digitale bestanden corrigeren of bijkomende metadata toevoegen? Hieronder kom je te weten hoe je dat doet.

Hoe kan je metadata toevoegen of corrigeren?

Ben je klaar om erin te vliegen? We stelden een handig stappenplan samen dat je op weg helpt. Een belangrijke notitie hierbij is dat je metadata enkel via de beheersmodule van het meemoo-archiefsysteem kan toevoegen of corrigeren.

1. Log in op archief.meemoo.be. Lees hier hoe je dat doet.

2. Ga vervolgens naar de beheersmodule. Hoe je deze opstart en kan gebruiken, kom je hier te weten.

3. In de beheersmodule zie je rechts een kolom met het datamodel.

Velden in het donkergrijs kunnen niet aangepast worden. Deze informatie maakt namelijk deel uit van de administratieve en technische metadata die nodig zijn bij de instroom van bestanden en bij het transcoderen van de archiefmasters naar de lageresolutiekopie. Zijn je dragers afkomstig uit een digitaliseringsproject van meemoo? Dan zal je merken dat de metadata die je tijdens de registratie ingevuld hebt, hier al in opgenomen zijn.

Velden in het lichtgrijs kunnen wel aangepast worden en bevatten de beschrijvende metadata. Meer informatie over de verschillende metadatavelden en hun definities vind je op onze documentatiepagina.

4. Om een aanpassing te maken, klik je in een lichtgrijs veld:

    • Klik in de bestaande content om ze aan te passen of te verwijderen.
    • Nieuwe content voeg je toe door gewoon te typen.
    • Indien je al metadata hebt staan in een andere applicatie (Excel, inventarissysteem…), kan je deze overzetten door de tekst in de bronapplicatie te selecteren, copy te kiezen (of ctrl +c bij Windows / cmd+c voor Mac) en deze vervolgens in het juiste veld in de beheersmodule te plakken (via ctrl +v bij zowel Windows als Mac).

5. Let op: vergeet niet op bewaren te klikken! Doe je dat niet, dan gaat je werk verloren.

Je kan item per item aanpassingen maken, maar je kan ook gebruik maken van een update in bulk. Hoe ga je te werk?

1. Selecteer meerdere items.

2. Pas de metadata aan volgens het stappenplan hierboven.

3. Klik op bewaren.

Een praktisch voorbeeld hiervan is het toevoegen van reeksnamen, onder Secundaire Titel. Hieronder zie je dat er verschillende waarden voor het veld Hoofdtitel zijn omdat meerdere items geselecteerd zijn. Je kan vervolgens onder Secundaire Titel de reeks invullen, op bewaren klikken en zo de gewenste informatie voor alle geselecteerde items toevoegen.

Let op! Bij updates in bulk is het aangeraden steeds voorzichtig te zijn en erover te waken dat je niet ongewenst data gaat overschrijven.

Welke metadata vul je minimaal in?

Nu je weet hoe je te werk kan gaan bij het uitbreiden of corrigeren van metadata, is het zinvol te vermelden welke gegevens dit juist horen te zijn. In ons metadatamodel wordt er uitgegaan van het invullen van minimaal volgende velden:

  • Lokale ID('s)
  • Titel
    • Hoofdtitel
    • Reekstitel
  • Datering
  • Producent/maker indien gekend
  • Beschrijving
  • Taal van het item
  • De rechthebbende indien gekend
  • Gebruiksbeperkingen indien van toepassing

Een onmisbaar gegeven is de beschrijving van je item: alle beschrijvingen zijn namelijk doorzoekbaar. Met behulp van de zoekbalk kan je op een snelle manier de gewenste items terugvinden. De beschrijving kan een summiere beschrijving in tekst zijn, maar ook een minimum van vijf trefwoorden die de inhoud van het item capteren.

Hoe ga je op zoek naar items die nog geen beschrijving hebben?

Wil je weten welke items in het meemoo-archiefsysteem nog geen beschrijving kregen? Wanneer je hier gericht naar op zoek gaat, kan het toepassen van een eenvoudige filter je helpen. Hoe doe je dat?

1. Klik op het vergrootglas met een plusje in om geavanceerd te zoeken.
2. Klik op het veld 'Beschrijving'.

3. Klik op het plus-icoon (+) voor de veldnaam. Door er op te klikken, verandert het naar een min-icoon (-).
4. Typ een sterretje (*) in het veld.

Met deze zoekopdracht vraag je aan het systeem om alle items in het meemoo-archiefsysteem te tonen zonder inhoud in het veld ‘Beschrijving’. Op die manier kan je deze items makkelijker van extra metadata voorzien. Deze logica kan je ook toepassen op andere velden, zoals bijvoorbeeld alle types ‘Maker’.