Registratie in AMS (audio en video)

Hoe registreer ik een nieuwe drager in AMS?

Via de knop 'Acties' (of 'Operations') klik je op 'Nieuw record' (of 'Add Carrier'). Er opent zich dan het sjabloon voor het registreren van een nieuwe drager in AMS. Hieronder zie je een voorbeeld van een ingevuld registratieformulier. Daarna volgt per veld een toelichting hoe je deze invult. Afhankelijk van welk type en formaat drager je wil registreren, zal je andere invoervelden te zien krijgen. In de annex staat telkens bij de verschillende dragerformaten vermeld welke specifieke kenmerken er gevraagd worden.

Hieronder staat kort uitgelegd welke velden er zijn en welke informatie je invult. In AMS zelf is de toelichting in de vorm van helpteksten onder de vraagtekenknoppen per veld ook opgenomen. Je klikt deze informatie daar open door met je cursor op het vraagteken te gaan staan.

Het merendeel van de velden is voor alle dragerformaten hetzelfde. Deze staan hieronder beschreven. Velden die in AMS aangeduid staan met een asterisk (*) zijn verplichte velden in AMS. Voor de aanvullende kenmerken die per dragerformaat gevraagd worden, verwijzen we je graag naar de annex die je hier terugvindt.

Algemene gegevens

De naam van de organisatie (CP) en van de registrator wordt automatisch gegenereerd doordat je ingelogd bent. Daarom is het ook belangrijk dat een meemoo-account op naam is en niet wordt doorgegeven. Je hoeft deze dus niet zelf in te vullen. Ook als er later eventuele aanpassingen aan het record worden gemaakt, wordt dit door het systeem zelf bijgehouden, net als de datum en het tijdstip waarop.

PID = Persistent Identifier. Dit is de unieke ID die automatisch door meemoo wordt toegekend en die later ook doorstroomt naar de digitale file.

Drager

Type

Kies welk soort van drager je gaat registreren. Dit veld bevat een dropdownmenu. Je hebt de keuze uit: audio, video, paper of film. Bij twijfel raadpleeg je best de kenmerken die beschreven staan in de annex.

Formaat

Afhankelijk van de keuze van het dragertype, krijg je een dropdownmenu met verschillende dragerformaten. Voor sommige formaten bestaat er ook een formaatversie, bv. VHS of DVCPRO. Dit is ook een verplicht veld en komt tevoorschijn als je zo'n dragerformaat aanduidt. Bij twijfel raadpleeg je best de kenmerken die beschreven staan in de annex.

TIP: je kan het gekende dragerformaat ook beginnen typen in het vakje. Enkel de relevante formaten verschijnen dan. Als je bijvoorbeeld 'Beta' typt, dan krijg je alle mogelijke Betacam-formaten en Betamax te zien in het dropdownmenu.

Inhoudelijke kenmerken

Titel

Vul hier de titel of programmanaam in van de inhoud op de drager. Indien er meerdere items op één drager staan, kan je deze van elkaar scheiden door een liggend streepje (-) of een komma (,). In geen geval scheid je deze door een puntkomma (;) of een schuine streep (/)! Je mag ook een overkoepelende titel aan de drager geven en nadien in het meemoo-archiefsysteem bv. de 'Hoofdbeschrijving' verrijken met de verschillende items (zie ons metadatamodel voor meer info hierover). Indien er geen titel (of inhoud) gekend is, dan vul je in dit verplicht veld Onbekend in.

Gerelateerde documenten in dragerdoos? (Related documents inside carrier box?)

Als er bijhorende documentatie in de dragerdoos zit, neem deze er dan uit. Stuur ze niet mee, maar hou ze zorgvuldig bij en label ze met hetzelfde nummer als de barcode op de drager. Hiervoor is geen voorgedrukte barcode voorzien door meemoo, maar je kan de nummering van de barcode overnemen op een eigen label of aanbrengen met potlood of een post-it. Als er dergelijke gerelateerde documenten beschikbaar zijn, vink dan de vierkante checkbox aan. Op deze manier blijft het duidelijk dat er aanvullende informatie op papier beschikbaar is over deze drager, en kan u deze documenten er eenvoudig weer bij steken na terugkomst van de drager. Als je toch bijhorende documenten in de dragerdoos meegeeft naar het digitaliseringsbedrijf, dan is dit op eigen risico. Als er zich geen gerelateerde documenten in de dragerdoos bevinden, dan laat je dit niet-verplicht veld leeg.

Bewaard bij een andere VIAA organisatie? (Preserved by another VIAA organization?)

Als je denkt dat de inhoud van deze drager ook aanwezig kan zijn bij een andere contentpartner van meemoo (het vroegere VIAA), dan kan je dat in dit niet-verplicht veld aanduiden. Dit doe je door de checkbox aan te vinken. Zo kunnen we achteraf dubbels makkelijker identificeren. Jouw organisatie heeft bijvoorbeeld in het archief een hele reeks opnames van een oud BRT-programma, dan worden deze wellicht ook door VRT zelf bewaard - een contentpartner van meemoo. Je vinkt in dit geval de checkbox aan en in de lijst van meemoo-contentpartners die dan verschijnt, kies je ‘VRT’.

Dragerinformatie

Barcode drager (Carrier Barcode)

Ga met je cursor in dit belangrijke veld staan en scan de barcode die je op de drager en zijn beschermdoos hebt geplakt. Deze nummering verschijnt dan automatisch ingevuld in het veld. Je kan de barcode ook gewoon manueel ingeven.

Oorspronkelijk dragernummer (Original Carrier ID)

Vul hier optioneel het oorspronkelijke registratienummer in van de drager zoals ingevoerd in jullie collectiebeheersysteem. Indien de drager niet over een eigen registratienummer beschikt, kan je best de drager voorzien van een eigen nummer alvorens hem in AMS te registreren. Op die manier kan je makkelijk zoeken naar de digitale file in het meemoo-MAM.

Standplaats drager (Carrier Original Location)

Vul hier optioneel in waar de drager zich in jullie archief bevindt om hem na de digitalisering makkelijk op zijn originele plaats terug te kunnen zetten (bv. lokaal- of reknummer).

Technische kenmerken

Merk (Brand)

Vul hier door middel van het dropdownmenu verplicht het merk in van jouw drager. Deze informatie is relevant voor het digitaliseringbedrijf, omdat bijvoorbeeld bepaalde merken reeksen van slechte tapes bevatten met eenzelfde soort problemen. Als het merk niet in de lijst voorkomt, kan je ‘Andere’ selecteren. Als je het merk niet weet, vul dan ‘Onbekend’ in.

TIP: je kan het gekende merk ook beginnen typen in het vakje. Enkel de relevante merken verschijnen dan. Als je bijvoorbeeld een 'A' typt, dan krijg je alle merken die beginnen met een a te zien in het dropdownmenu.

Datum (Production Date)

Vul hier verplicht de productiedatum in van de drager (niet de inhoud) volgens het schema jjjj-mm-dd (jaartal, maand, dag). Indien dit niet geweten is, vul dan de uitzend- of opnamedatum in. Deze informatie is relevant voor het digitaliseringsbedrijf om de ouderdom van de drager te kunnen inschatten.

Als je geen volledige datum kent (bijvoorbeeld wel het jaar en de maand, maar niet de dag), dan moet er op de plaatsen waarvan je de waarde niet kent, een x komen te staan. Bijvoorbeeld: 1981-xx-xx, 1998-10-xx, of xxx-xx-xx indien de datum volledig ongekend is.

Duur (Media Duration)

Vul hier verplicht de totale duurtijd in van de drager, volgens het schema hh:mm:ss (aantal uren, aantal minuten, aantal seconden). Als een drager korter is dan een uur, vul dan eerst twee nullen in. De notatie voor een drager van tien minuten is dan 00:10:00. Je kan ook alles in dit veld selecteren en bv. ‘90’ ingeven, na een tab zal AMS dit dan automatisch omrekenen naar 01:30:00. Opgelet: een drager van 1 uur of 60 minuten wordt dus genoteerd als 01:00:00 en niet als 60:00:00... Heb je toch een soortgelijke fout gemaakt? Dan kan je hier lezen hoe je dit in bulk kan wijzigen.

Informatie over de speelduur is relevant voor het plannen van de batches en het bevoorraden van het digitaliseringsbedrijf. De omvang van de batches wordt immers soms samengesteld aan de hand van het aantal uren.

Veel videotapefabrikanten drukten een exacte referentie voor het model ergens op de plastic behuizing. Wanneer dit het geval is, geeft het nummer dat deel uitmaakt van de referentie vaak de maximale speelduur aan. Een aantal voorbeeldjes: een Betacam SP-cassette van Sony met bijvoorbeeld de benaming ‘BCT-10MA’ heeft een maximale speelduur van 10 minuten, een Digital Betacam-cassette van Maxell met de benaming ‘B-D124L’ daarentegen heeft een maximale speelduur van 124 minuten. Ga dus op zoek op je drager naar een geprint cijfer.

Deterioratiefenomenen (Preservation Problems)

Vul hier door middel van het dropdownmenu verplicht in welke problemen je kan identificeren bij een snelle visuele controle, bijvoorbeeld breuken in de tape, schimmel of een opvallende geur. Als je andere deterioratiefenomenen vaststelt, vink je ‘Andere’ aan. Indien er geen problemen met de drager waarneembaar zijn vul je 'Geen' in (dit is bij het aanmaken van een nieuw record automatisch geselecteerd in de lijst). Je kan meerdere deterioratieproblemen selecteren.

Administratief

Barcode verzameldoos (Collection Box Barcode)

Ga met je cursor in dit verplicht veld staan en scan de barcode van de kartonnen verzameldoos. Deze verschijnt dan automatisch ingevuld in het veld. Je kan de barcode ook gewoon manueel ingeven. TIP: je kan de verzameldoosbarcode ook in bulk toevoegen als je een volledige doos geregistreerd en gevuld hebt. Lees hier hoe je dit doet.

Batch naam en Batch ID

Deze naam en ID kan jij als contentpartner niet invullen. Deze zullen automatisch verschijnen vanaf het ogenblik dat meemoo de drager heeft toegekend aan een batch. Dit veld wordt dus door meemoo ingevuld, nadat jij een seintje hebt gegeven dat de registratie afgerond is.

Status

In dit veld was het de bedoeling dat enerzijds jij als contentpartner goed kon bijhouden waar de dragers zich bevonden op het niveau van de verzending (bv. ingecheckt bij SP of uitgecheckt bij VIAA). En anderzijds kon meemoo zien of bv. de dragers klaar waren voor ophaling of weer veilig ingecheckt waren bij de CP. Na vele jaren ervaring merken we echter dat hier niet op grote schaal consequent wordt mee omgesprongen, noch door de CP's, noch door meemoo (of het AMS-systeem zelf). In totaal zijn er 8 statussen voorzien, waardoor één drager dus minstens 7 keer een manuele wijziging vraagt in dit veld.

Bovendien zullen de meeste batches de status 'In afwachting' (of 'Pending') hebben, aangezien er vaak door meemoo nog een bewerking is uitgevoerd op de batch na ophaling, bv. het nog zelf toevoegen van een vergeten drager. Dit gebeurt op regelmatige basis en we moeten toegeven dat we deze status dan ook niet elke keer weer aanpassen.

Hoe weet je dan waar de dragers zich bevinden? In het tabblad 'Verzending' (of 'Shipments') kan je wel goed zien waar jouw dragers en batches zijn in het transportproces. Twijfel je toch? Aarzel dan niet om contact op te nemen met jouw projectmanager!

Verzendings ID (Shipment ID)

Deze ID kan jij als contentpartner niet invullen. Deze zal automatisch verschijnen vanaf het ogenblik dat meemoo de drager heeft toegekend aan een verzending. Dit veld wordt dus door meemoo ingevuld. Een overzicht van je verzendingen vind je terug in het tabblad 'Verzending' (of 'Shipments').

Barcode transportbox

Verzameldozen worden op hun beurt per twee of vier in een plastic transportbak gestoken. Ook deze transportbakken hebben een eigen unieke barcode. Een registratieproces kan niet genoeg barcodes hebben, toch?! Onze logistiek verantwoordelijke koen.vanacoleyen@meemoo.be zal het inscannen van deze barcodes tijdens de ophaling voor zijn rekening nemen, aangezien dit over contentpartners heen dezelfde box en dus barcode kan zijn.

Klaar met registreren?

Vergeet je registratie niet op te slaan! Ga je geen nieuwe drager meer registreren? Kies dan voor 'bewaar'. Zal je hierna een gelijkaardige drager registreren? Klik dan zeker op 'bewaar & dupliceer'. De waarde van alle (nog steeds bewerkbare) velden zal namelijk overgenomen worden in een nieuwe template, behalve het veld 'barcode drager'. Ga je een compleet nieuw record aanmaken? Kies dan voor 'bewaar & nieuw'. Succes!

Lukt het opslaan niet? Dan betekent dit meestal dat een verplicht veld niet (goed) ingevuld is. Of je hebt een dragerbarcode geregistreerd die reeds in gebruik is. Het veld dat een foutmelding geeft, heeft dan een rode achtergrondkleur gekregen. Lukt het opslaan nog steeds niet? Aarzel dan niet om je vragen of problemen naar jouw projectmanager of support@meemoo.be te e-mailen!