Algemene projectwerking

Naast de dienstverlening rond duurzame opslag van materiaal uit digitaliseringsprojecten heeft meemoo ook een dienstverlening voor het reeds beschikbaar of digitaal geboren materiaal. De dienstverlening is beschikbaar voor alle contentpartners en is geldig voor audiovisuele collecties, digitale foto’s of scans. De dienstverlening is niet van toepassing voor andere types content zoals (scans van) documenten, games, databanken etc.

Net als papier of analoge dragers, wacht ook digitale bestanden een onzekere toekomst als er niet voldoende aandacht gaat naar hun bewaring. Wil je meer weten hierover? Surf dan naar onze website.

Wat voorafging

Vanaf 2016 stuurde meemoo verschillende bevragingen uit over de digitale collecties van onze contentpartners. Meer daarover lees je hier. Op basis van de resultaten daarvan, werden een aantal pilootprojecten op poten gezet. De lessen die hieruit geleerd zijn, heeft meemoo in 2019-2020 vertaald naar een projectwerking bestaande uit golven, waarbij we onze contentpartners de nodige tools en ondersteuning aanreikten om hun digitale collectie gestructureerd en op schaal over te dragen. Meer daarover lees je hier.

Werkwijze

Belangrijk is dat inschrijven op een project ook betekent dat je je verbindt om de opgestelde timings en milestones te halen. Als contentpartner heb je hierin een belangrijke rol te vervullen: je bereidt je collectie voor op de import, je voert datacleaning uit, je zorgt voor de metadata en voor de uiteindelijke aanlevering van de data.

Contentpartners die van start willen gaan met de archivering van hun digitale collecties bij meemoo doorlopen hiervoor het volgende proces:

  1. Je neemt contact op met meemoo (dat kan via support@meemoo.be of via jouw accountmanager).
  2. Meemoo organiseert één of meerdere intakegesprekken. Tijdens dit gesprek wordt onder meer bekeken:
    1. wat de aard is van de collectie(s);
    2. welke hoeveelheden je wil archiveren en hoe sterk de collectie eventueel nog zal groeien in de toekomst;
    3. wat de gewenste planning is;
    4. welke metadata aanwezig is;
    5. of het project in een aantal deelprojecten opgesplitst moet worden;
    6. etc.
  3. Het resultaat van deze gesprekken resulteert in een technische fiche.
    1. In dit document worden alle details gedocumenteerd zodat het voor beide partijen duidelijk is wat er wanneer moet gebeuren.
    2. Er wordt een mapping opgesteld en een SIP-pakket gedefinieerd, op basis van bovenstaande afspraken. Tenzij anders vastgelegd, ben jij verantwoordelijk om pakketten te creëren die voldoen aan het standaard meemoo-aanleveringsformaat.
  4. Er wordt een testfase georganiseerd waarin de transfer van de bestanden van jouw organisatie naar meemoo getest wordt. Ook de correcte ingest van de metadata wordt gecontroleerd.
  5. Indien beide partijen de testfase positief evalueren kan overgegaan worden tot de productiefase en kan jouw organisatie al dan niet systematisch data doorsturen naar zijn/haar archief bij meemoo.

Om de instroom van je digitale collectie voor te bereiden, voorzien we uitgebreide documentatie op het partnerportaal en organiseren we een opleidingstraject dat uit twee halve dagen bestaat. Tijdens de opleiding leer je hoe je concrete voorbereidingen kan treffen, zoals het opschonen van je data. Omdat de opleiding heel praktisch ingaat op die instroom, vragen we om je enkel in te schrijven indien er concrete plannen zijn om jouw digitale collectie bij meemoo te bewaren. Deelname aan een opleiding om de instroom van je digitale collectie voor te bereiden, is niet verplicht. Als organisatie moet je echter wel in staat zijn om je collectie voor te bereiden zodat ze voldoet aan de minimale vereisten.