Algemene Projectwerking

Vanaf 2016 stuurden we verschillende bevragingen uit over de digitale collecties van onze content partners. Op basis van de resultaten daarvan, werden een aantal pilootprojecten opgezet, waaruit we heel wat geleerd hebben. Nu kunnen we onze content partners de nodige tools en ondersteuning aanreiken om hun digitale collectie gestructureerd en op schaal over te dragen.

Toch kunnen we niet alle digitale collecties van alle partners in één keer opnemen. Daarom organiseren we de instroom - net als bij de analoge dragers - in verschillende golven of projecten. Ieder project begint met een open call, die aangekondigd wordt op het partnerportaal en in onze partnernieuwsbrief. Zo organiseren we de eerste golf voor de zomer van 2019. Timings en voorwaarden hiervan worden tijdig meegedeeld.

Belangrijk is dat inschrijven op een project ook betekent dat je je verbindt om de opgestelde timings en milestones te halen. Als content partner heb je hierin een belangrijke rol te vervullen: je bereidt je collectie voor op de import, je voert datacleaning uit, je zorgt voor de metadata en voor de uiteindelijke aanlevering van de data.

Om de instroom van je digitale collectie voor te bereiden, voorzien we uitgebreide documentatie op het partnerportaal en organiseren we een opleidingstraject dat uit twee halve dagen bestaat. Tijdens de opleiding leer je hoe je concrete voorbereidingen kan treffen, zoals het opschonen van je data. Omdat de opleiding heel praktisch ingaat op die instroom, vragen we om je enkel in te schrijven indien er concrete plannen zijn om jouw digitale collectie bij VIAA te bewaren. Deelname aan een opleiding om de instroom van je digitale collectie voor te bereiden, is niet verplicht. Als partner moet je echter wel in staat zijn om je collectie voor te bereiden zodat ze voldoet aan de minimale vereisten.