Registratie algemeen

Is mijn drager reeds gedigitaliseerd?

Jouw dragers zijn een tijdje geleden opgehaald door (een digitaliseringspartner van) meemoo en je vraagt je af of jouw dragers reeds gedigitaliseerd zijn? Dan lees je hier hoe je dat zelf kan nakijken. Zijn jouw dragers inderdaad gedigitaliseerd? Dan kan je starten met de kwaliteitscontrole van de digitale bestanden.

Zelf checken in AMS: digitaliseringsstatus

Jij kan als contentpartner zelf terugvinden in AMS of een drager reeds gedigitaliseerd is of niet. Dat doe je aan de hand van de kolom 'Digitaliseringsstatus'. Je vindt deze kolom terug in het overzicht van jouw geregistreerde dragers. Klik op het tabblad 'Dragers' (of 'Carriers') en verschuif de grijze balk onderaan helemaal naar rechts. Je ziet dan de kolom 'Digitaliseringsstatus' en deze kan drie waarden hebben:

Geen waarde

Zie je nog geen waarde ingevuld in de kolom 'Digitaliseringsstatus'? Dan heeft deze drager (nog) geen digitaliseringspoging ondergaan. Wil je hierover graag meer informatie, bv. wanneer zal deze drager dan aangeboden worden aan het digitaliseringsbedrijf? Contacteer dan jouw projectmanager.

'nok'

Is de status niet OK, of 'nok', dan heeft de drager een digitaliseringspoging gehad, maar is deze helaas gefaald. Dit kan omwille van verschillende redenen zijn, die je in het beste geval kan terugvinden in het digitaliseringsrapport (meer informatie hierover vind je onderaan dit artikel).

Een paar voorbeelden: er was geen drager ("Missing carrier") of de tape was leeg ("Blank tape"), de drager was te hard beschadigd om gedigitaliseerd te kunnen worden, of jij hebt de drager verkeerd geïdentificeerd en de drager behoort niet tot het desbetreffende digitaliseringsproject ("Carrier out of contract" of "Out of scope").

'ok'

Is de status OK, dan wil dat zeggen dat de drager succesvol gedigitaliseerd is door het digitaliseringsbedrijf. Je vindt het digitale bestand dan terug in het meemoo-archiefsysteem (MAM), door bijvoorbeeld op de PID te zoeken, die in AMS automatisch werd aangemaakt.

Let op: voor alle dragers die geen meervoudige objecten zijn, wat wij dus enkelvoudige objecten noemen, geldt een garantieperiode na digitalisering van 6 maanden. Jouw drager zal zich na digitalisering dus nog 6 maanden in de werkruimte of workspace van het MAM bevinden. Binnen die 6 maanden kan jouw drager kosteloos opnieuw worden gedigitaliseerd als de digitalisering niet goed is gebeurd. 

Het is binnen die garantieperiode van 6 maanden de bedoeling dat jij als contentpartner een kwaliteitscontrole uitvoert. Vragen of problemen hierover? Lees eerst goed onderstaande supportartikels door en neem dan contact op met support@meemoo.be.

Werken met de filter 'Gedigitaliseerd?'

De filter 'Gedigitaliseerd?' heeft betrekking op de digitaliseringsstatus. Je kan in het tabblad 'Dragers' (of 'Carriers') op die manier makkelijk een overzicht (en selectie) maken van al dan niet gedigitaliseerde dragers. Deze filter kan ook gecombineerd worden met andere filters, zoals batch of dragerformaat.

Als je deze filter één keer aanvinkt (v), dan krijg je alle dragers te zien die een digitaliseringspoging hebben ondergaan. Er is dus digitaliseringsinformatie beschikbaar ('ok' of 'nok'). Klik je een tweede keer op het vinkje (-), dan krijg je alle dragers te zien die nog géén digitaliseringsinformatie bevatten. Hiermee moet de digitaliseringspartner dus nog aan de slag gaan.

Heb je een selectie kunnen maken van de al dan niet gedigitaliseerde dragers die je nodig hebt? Dan kan je deze metadata ook exporteren uit AMS, naar één CSV-bestand of meerdere XML-bestanden.

Digitaliseringsrapport

In AMS kan je ook een beknopte versie van het digitaliseringsrapport (of 'Digitization Report') terugvinden, als je doorklikt naar de detailpagina van één record van een gedigitaliseerde drager (digitaliseringsstatus 'ok' of 'nok', zie hierboven).

Na de registratie van jouw dragers in AMS, koppelt meemoo deze aan een batch en sluit een verzending af. Wij maken dan een export van deze registraties in (METS) XML-formaat en bezorgen deze aan de digitaliseringspartner of service provider (SP). Deze XML wordt dan verder aangevuld met technische gegevens en digitaliseringsinfo tijdens de digitalisering door de SP. Nadien ontvangen wij dus de originele (METS) XML verder aangevuld met info van de SP terug. Deze importeren wij dan in AMS en het resultaat daarvan zie je enerzijds in het digitaliseringsrapport en anderzijds in het MAM zelf, voor de betere zoeker.

De digitaliseringsstatus wordt uit dit digitaliseringsrapport gehaald. Het is namelijk de uitkomst ('Outcome') van het digitaliseringsevent ('Digitization'). Indien de digitalisering gefaald is (zie 'nok' hierboven), dan moet je normaal gezien ook een reden waarom terugvinden in het veld 'Notes' van het event digitalisering ('Digitization') en/of het event QC (kwaliteitscontrole). Deze notitie is door de SP zelf gemaakt.

In onderstaand voorbeeld zie je ook dat de SP zelf al onregelmatigheden in het digitale bestand heeft gedetecteerd. Dat wil meestal zeggen dat het kwaliteitsprobleem zich reeds voordoet op de analoge drager en geen gevolg is van de digitalisering. Die opmerking lees je in AMS in het veld 'Notes' van het event 'QC' en vind je ook in het MAM zelf terug. Dit is uiteraard van belang voor jouw eigen kwaliteitscontrole.

De 'Transfer LTO Date' is de datum waarop jouw digitale file op de LTO-tape is geschreven. Dat is de harde schijf die wordt gebruikt om de files over te brengen van de SP naar meemoo's datacenter. In het datacenter in Oostkamp wordt deze file dan ingelezen en geïngest in het MAM. Deze 'Transfer LTO' datum is dus met een paar dagen verschil gelijk aan de datum van ingest. Hier zijn uitzonderingen op.

Heeft jouw drager nog andere events meegemaakt; is hij gebakken ('Baking'), gekuist ('Cleaning') en/of gerepareerd ('Repair'), dan ga je dat ook in dit rapport terugvinden. Als laatste vind je onderaan in het digitaliseringsrapport ook de digitaliseringsketen terug, m.a.w. de apparatuur of spelers die gebruikt zijn om de digitalisering of transfer te volbrengen.

Al deze informatie stroomt ook door naar het MAM en is daar ook raadpleegbaar en zelfs zoekbaar.