Metadata bij een batch intake

Metadata in een gestructureerd formaat

Een eerste stap is het onderzoeken of er metadata bestaan die de digitale collectie beschrijven. Bestaat er per digitaal bestand een titel, beschrijving, creatiedatum, trefwoorden? Zo ja, waar en hoe worden deze metadata bewaard? Zitten deze metadata in een softwaresysteem (CMS), in een spreadsheet (Excel), database of een website? Om de bestaande metadata te kunnen mappen naar het VIAA-datamodel is het belangrijk om er eerst een export van te kunnen maken. Een export is enkel nodig indien de metadata in een database of CMS-systeem bewaard worden. Indien je een spreadsheet gebruikt, dan mag deze spreadsheet aan ons bezorgen en kunnen we deze gebruiken om de mapping of vertaling naar het VIAA-datamodel voor te bereiden.

Open refine is een handige tool om je metadata op te schonen, kolommen samen te voegen of uit te splitsen. Een handige online cursus hierover vind je via deze link.