Registratie algemeen

Hoe pas ik records in bulk aan in AMS?

Je wil in het registratiesysteem AMS graag dragers in groep aanpassen, bijvoorbeeld omdat je als duurtijd 60:00:00 (wat zestig uur is) in plaats van 1:00:00 (wat één uur is) hebt genoteerd, of omdat je de verkeerde doosbarcode hebt geregistreerd, of omdat je dragers toch Betamax cassettes in plaats van VHS blijken te zijn. Je leest hier hoe je deze records in bulk kan wijzigen.

Je selecteert eerst de records die je wil aanpassen door ze aan te vinken op de overzichtspagina. Je kan ook alle dragers die je wenst te selecteren tegelijk aanvinken, door de checkbox bovenaan naast de kolomlabels aan te klikken. Let wel op als je meer dan 50 records wilt aanpassen, dan moet je nog 'Select all (nummer) carriers' aanklikken bovenaan in het midden. Op de eerste overzichtspagina passen namelijk maar 50 records en geen 84, zoals in het voorbeeld.

Indien gewenst kan je met behulp van de filters links op je scherm de dragers die je in groep wil aanpassen specifiek opzoeken (bijvoorbeeld alle dragers met dezelfde doosbarcode).

Als je alle dragers die je wil aanpassen geselecteerd hebt, klik je de knop 'Acties' (of 'Operations') aan en kies je 'Bulkbewerking' (of 'Bulk Edit'). Er opent zich dan een pop-up schermpje. Je kan vervolgens de velden die je wenst aan te passen, wijzigen. Je bevestigt je wijzigingen door onderaan op 'Pas toe' (of 'Update') te klikken. De velden die je kán bewerken via een bulkbewerking zijn:

  • Dragerinformatie: type, formaat en oorspronkelijk dragernummer
  • Inhoudelijke kenmerken: titel, gerelateerde documenten in dragerdoos, bewaard bij een andere VIAA organisatie
  • Technische kenmerken: merk, datum, duur, deterioratiefenomenen
  • Administratief: barcode verzameldoos


Let op: je kan het record van een drager alleen maar aanpassen als deze nog niet is toegewezen aan een batch door de meemoo-projectmanager. Daarna kan je zelf géén wijzigingen meer aanbrengen aan je geregistreerde drager. Meemoo stelt de batches ongeveer 14 dagen voor de geplande ophaling samen. Neem contact op met de projectmanager indien je toch graag nog iets belangrijk wil wijzigen.

Let op: dragers in groep aanpassen is een operatie die je aandachtig moet uitvoeren! Let erop dat je enkel en alleen de dragers selecteert die je wil aanpassen, anders dreig je gegevens te verliezen! Je krijgt nog een waarschuwing, nadat je op de knop 'Pas toe' (of 'Update') hebt geklikt, waarin het aantal items dat je zal aanpassen vermeld staat. Controleer of dit aantal correct is, om geen informatie die je wil behouden te overschrijven!