Registratie film

Samenwerking Cinematek: hoe verloopt de registratie?

Film vereist expertise om gehanteerd te worden, en specifieke afspeelapparatuur. De drager is erg kwetsbaar, en kan beschadigd of zelfs vernietigd worden in het geval van een slechte hantering. Cinematek is een instelling met veel expertise op het vlak van film, en beschikt ook over de nodige infrastructuur om film te visioneren. Het was dan ook een logische keuze voor meemoo om een samenwerking aan te gaan met Cinematek. Hieronder gaan we dieper in hoe die samenwerking concreet in zijn werk gaat en hoe de registratie van jullie films bij Cinematek verloopt.

Technische inspectie

Allereerst zal Cinematek een technische inspectie doen van alle films. Dit betekent nazicht op gebroken filmlassen, gescheurde perforaties, vorming van schimmel of andere deterioratiefenomenen zoals het opkrullen van de film of het meten van de krimping van de film. Indien het eerdere resultaat van de azijntesten niet per film genoteerd werd, zal dit nu gedaan worden. Waar nodig voor visionering, zullen kapotte lassen al hersteld worden.

Plaatsen van nieuwe kernen, leader- en endtape

Indien jullie films nog op spoelen bewaard worden of op metalen kernen, zullen de films op nieuwe kernen gewikkeld worden van inert polypropyleen. Waar nodig zal ook nieuwe leader-of endtape aan de films gezet worden. Dit voorkomt schade aan de film zelf en is later nodig voor de eventuele digitalisering.

Verpakken in nieuwe filmblikken 

Voordat de digitalisering van film nog enkele jaren in beslag zal nemen, wil meemoo samen met de contentpartners investeren in een goede bewaring van de films. Dat kan door de films in aangepaste omstandigheden te bewaren (zie ook support-artikel ”Filmspoelen na digitalisering: bewaring”), maar ook door de individuele verpakking van de films aan te pakken. Roest op blikken kan de aantasting van de film versterken en versnellen. Daarom zal Cinematek alle films verpakken in een nieuw filmblik gemaakt uit inert polypropyleen, en op een nieuwe kern wikkelen. Meemoo draagt de kosten voor deze nieuwe filmblikken en kernen. Voor 9,5mm, 16mm en 35mm zijn deze filmblikken ventilerend, dit wil zeggen dat er luchtcirculatie mogelijk is in het blik om azijndampen te laten ontsnappen. Deze filmblikken werden goedgekeurd voor de lange termijn archiefopslag van film en verkregen een certificaat van de PAT Photographic Activity Test (Per ANSI IT9.16). Indien je graag achteraf jullie oude filmblikken terug wenst te krijgen, kan je dit aangeven in de inventaristool. Hoe en waar je dit precies doet, lees je hier.

Inscannen van de oude filmblikken

Cinematek zal een scan maken van de oude filmblikken waar informatie op staat. Op die manier gaat er geen kostbare metadata verloren. Ze krijgen de naamgeving van de PID in AMS, gevolgd door een volgnummer, startend bij ‘_0001’. Bijvoorbeeld: 4m9183fw59_0001.pdf, 4m9183fw59_0001.pdf,... Deze scans zullen uiteindelijk samen bij de film komen in het meemoo MAM-systeem. Meer informatie over wat je in het MAM allemaal kan vinden onder je filmitem, vind je hier.

Registratie in AMS

Indien je zelf over metadata beschikt over de films, maak deze dan op voorhand aan meemoo over. Dit mag in de vorm van je eigen export of in de vorm van de template-excel die je bezorgd krijgt. Zo kunnen wij deze al op voorhand opladen in AMS. Het zal Cinematek ook helpen bij de identificatie van een onbekende film. Cinematek zal jullie films dan voor jou registreren in AMS. Zij noteren onder andere het formaat van de drager, technische kenmerken zoals het merk van de pellicule, de soort filmbasis (acetaat, polyester, nitraat,...), de lengte en duurtijd van de film, deterioratiefenomen, enz... . Daarnaast noteren zij ook inhoudelijke informatie waar die ontbreekt in de door jou aangeleverde metadata en voor zover zij deze kunnen achterhalen: de titel van de film, de credits (regisseur, producent,...), de datum van productie, het genre van de film enz... Deze beschrijving kan je helpen bij het maken van een inschatting voor de kwaliteit waarin gedigitaliseerd dient te worden. Meer over scores toekennen vind je in het support-artikel “Na de registratie: Toekennen van een score”.

Inhoudelijk waarde-oordeel 

Meemoo heeft gevraagd aan Cinematek om ook een eigen inhoudelijk waardeoordeel toe te kennen aan de film. Ook dit kan je helpen bij het toekennen van een eigen score. Het inhoudelijke waarde-oordeel van Cinematek is louter informatief, en zal geen invloed hebben op de uiteindelijke digitalisering van uw films. Meer over scores toekennen vind je in het support-artikel “Na de registratie: Toekennen van een score”.

Lange Termijn depot

Indien je de films in lange termijn bewaring geeft bij Cinematek, zullen alle films ook voorzien worden van een eigen depotnummer van Cinematek. De depotovereenkomst is een afspraak tussen jouw instelling en Cinematek. Zie ook support-artikel “Filmspoelen na digitalisering: bewaring”. In de inventaristool, bij het aanmelden van nieuwe films, kan je aangeven of je de films in depot wenst te geven. Hoe je dit doet, lees je hier.

Urgent requests 

Wanneer de dragers overgebracht zijn naar Cinematek voor de registratie en daar bewaard worden, hetzij tijdelijk of permanent, kan het gebeuren dat je een film nodig hebt. Meemoo is overeengekomen met Cinematek dat, in zover de staat van het materiaal dat toelaat, de film dan ten minste binnen de 5 werkdagen beschikbaar zal zijn. Deze termijn is onder andere nodig om de films te laten acclimatiseren wanneer ze uit een gekoelde ruimte komen. Verwittig meemoo wanneer de drager terug kan naar Cinematek. Houd er rekening mee dat indien je de films opvraagt, dit niet altijd goed is voor de conservatie van de film. Een extra transport, acclimatisatie naar kamertemperatuur en een andere luchtvochtigheid kan schade veroorzaken aan de analoge drager. Doe dit dan ook enkel indien het echt nodig is.

Terugbrengen dragers na digitalisering naar de CP 

Indien je jullie films na digitalisering niet in depot wenst te geven bij Cinematek, zal meemoo instaan voor het terugtransport van de dragers na digitalisatering. Je krijgt in dit geval de films terug aangeleverd in groene transportboxen met een transportlijst. Leeg de bakken zo snel mogelijk en geef meemoo een seintje wanneer de lege bakken opgehaald kunnen worden.