Registratie film

Vóór registratie door Cinematek: hoe bereid ik de films voor?

Hier worden de voorbereidingen besproken die je moet uitvoeren alvorens je jullie films kan meegeven voor registratie bij Cinematek. Alle dragers zullen voor registratie overgebracht worden naar Cinematek. Bij Cinematek zullen de dragers na registratie voorlopig in tijdelijk depot bewaard worden, en van daaruit verpakt en getransporteerd worden naar een digitaliseringsfirma.

In dit registratieproces zijn telkens drie partijen betrokken: 

  • de contentpartner van meemoo
  • meemoo
  • Cinematek

Taken van de contentpartner

Bevestigen van een aanmelding in de inventaristool

Voor het transport naar Cinematek kan plaatsvinden, moet je het aantal films die door jou zullen meegegeven worden finaal bevestigen in de inventaristool. Je krijgt een e-mailmelding wanneer dit moet gebeuren. Hoe je dit doet, lees je hier.

Dragers voorzien van een eigen collectienummer 

Vervolgens moeten alle filmbobijnen voorzien worden van een eigen collectienummer. Op die manier is het steeds duidelijk hoeveel bobijnen er bij jou vertrekken en hoeveel bobijnen er bij Cinematek afgeleverd worden.

Aanleveren van metadata 

Als je zelf metadata beschikbaar hebt over de films, bezorg deze dan aan meemoo. Meemoo kan deze metadata al importeren in AMS, en het zal Cinematek helpen bij het registreren van jullie films. Je kan meemoo een export bezorgen uit jullie eigen collectiebeheersysteem of dit doen via de Excel-template die je ter voorbereiding bezorgd wordt.

Indien er nog extra documentatie in de filmblikken zit, kan je zelf kiezen wat je hiermee doet:

  • Je mag ze in de filmblikken laten zitten. In dat geval zal Cinematek deze documenten inscannen en daarna bezorgt meemoo deze aan jou terug. Deze documenten krijgen de naamgeving van jullie eigen collectienummer. Indien er meerdere scans zijn, wordt hier een volgnummer met een underscore aan toegekend. Bijvoorbeeld: LTH/O/273_1.pdf, LTH/O/273_2.pdf, ...
  • Je  kan ze er ook zelf al uitnemen, maar bezorg dan de informatie die er op staat aan meemoo of verwerk ze in de metadatalijst. Deze informatie kan vaak cruciaal zijn bij de identificatie van een film. Benoem ze dan ook met het collectienummer van de film en eventueel een volgnummer zoals hierboven.

Het verpakken van de films en opstellen van een transportlijst

Indien je een grote hoeveelheid films hebt die overgebracht moet worden naar Cinematek, zal meemoo je enkele weken voor het eigenlijke transport de nodige groene transportbakken aanleveren. Deze zijn reeds voorzien van een barcode. Verpak jullie films vervolgens in deze groene transportbakken, en vul de lege ruimtes op met luchtkussens en noppenfolie zodat de dragers goed verpakt zijn tijdens het transport. Zorg dat je niet te veel films in 1 transportbak verpakt, het wordt anders erg zwaar om deze op te heffen. Meemoo zal de gevulde transportbakken rechtstreeks naar Cinematek vervoeren.

Meemoo zal je ook een tweede Excel-template bezorgen van een transportlijst waar je kan invullen in welke transportbakken je welke dragers verpakt. Het is erg belangrijk dat je dit nauwkeurig doet, zo weet Cinematek welke bobijnen er binnenkomen, en weet je welke er buiten gegaan zijn. Print de transportlijst tweemaal af. Eén exemplaar hou je zelf, een exemplaar geef je mee aan de logistiek medewerker van meemoo.

Indien je een kleine hoeveelheid films laat overbrengen naar Cinematek, zal de logistiek medewerker van meemoo de groene transportbakken op de transportdag zelf meenemen. Deze worden dan ter plaatse ingeladen, en de bijhorende transportlijst wordt hierbij ingevuld.