Algemene trajectwerking

Wat is digitale instroom?

Naast de dienstverlening rond duurzame opslag van materiaal uit digitaliseringsprojecten heeft meemoo ook een dienstverlening voor reeds niet door meemoo gedigitaliseerd of digitaal geboren materiaal. Deze dienstverlening is beschikbaar voor alle contentpartners en is van toepassing op bewegend beeld, audio of stilstaand beeld. De dienstverlening geldt niet voor andere types content zoals (scans van) documenten, games, websites, integrale databanken, etc.

Wat voorafging

Sinds 2016 stuurde meemoo verschillende bevragingen uit over de digitale collecties van contentpartners (meer daarover lees je hier). Uit deze bevragingen bleek dat er nood is aan duurzame digitale opslag, dat veel contentpartners niet beschikken over een eigen 'digital asset managementsysteem' (DAM) of 'contentmanagementsysteem' (CMS), en dat er soms te weinig technische expertise aanwezig is.

Daarom besloten we om digitale instroom in het leven te roepen! We gingen van start met een aantal pilootprojecten:

Aan de hand van de lessen die we hieruit trokken, brachten we in 2018-2019 een trajectwerking op gang. Na een grondige evaluatie beslisten we om deze digitale-instroomtrajecten vanaf 2021 op te schalen. Hierbij reiken we jou als contentpartner de nodige tools en ondersteuning aan om je digitale collectie gestructureerd, efficiënt en op schaal over te dragen.

Hoe gaan we te werk?

Terwijl we bij een digitaliseringsproject aan massadigitalisering doen, is een digitale-instroomtraject eerder maatwerk. We werken telkens aan één traject per contentpartner, voorafgegaan door een grondige voorbereiding. In tegenstelling tot een digitaliseringsproject is bij een digitale-instroomtraject (meestal) geen externe partner betrokken. Bovendien kan de doorlooptijd veel langer duren omdat er geen eindpunt bepaald is; een traject kan zo lang duren als nodig is om de collectie te laten instromen.

Belangrijk: als je je inschrijft in een traject, engageer je je ook om de vooropgestelde timings te halen. Als contentpartner heb je hierin een belangrijke rol te vervullen: je bereidt je collectie voor op de import, je voert datacleaning uit, je zorgt voor de metadata en voor de uiteindelijke aanlevering van de data. Kortom, jij denkt na over en gaat aan de slag met je eigen collectie.

Maar dit doe je niet alleen: meemoo biedt ondersteuning, advies en begeleiding gedurende het hele proces. Eenmaal je begonnen bent aan een digitale-instroomtraject zorgen wij voor de instroomtooling, de duurzame archivering op lange termijn, de ontsluiting van het ingestroomde materiaal en de rapportering achteraf!

In vier fases richting digitale instroom

Wil je als contentpartner van start gaan met de archivering van je digitale collecties bij meemoo? Dan uit je je interesse aan ons en krijg je een uitnodiging voor een infosessie op mail. Daarna doorloop je in grote lijnen het volgende proces:

  1. Je schrijft je in voor de infosessie en volgt deze.
  2. Na het volgen van de infosessie kan je je aanmelden voor een voortraject van ongeveer vier maanden.
  3. Na het voortraject beslissen we samen of we overgaan tot de opstart. We nemen de proef op de som door de gemaakte voorbereiding in een test- en pilootfase te valideren. Deze fase duurt ongeveer twee maanden.
  4. Als de test- en pilootfase door beide partijen zijn goedgekeurd, gaan we over op de operationele opvolging of productiefase.

Bij een eerste batch rekenen we op ongeveer zes maanden voorbereiding vooraleer de productiefase van start kan gaan. Voor volgende batches is er meestal geen voorbereidingstraject meer nodig, zolang er geen significante wijzigingen zijn in de scope of metadatamapping.

Waarom neemt dit zoveel tijd in beslag?

We krijgen geregeld de vraag waarom dit zo’n tijdrovend proces is. Helaas gebeurt duurzame archivering niet in één klik. Er komt heel wat voorbereiding bij aan te pas: zo kruipt er best wat tijd in de selectie van duurzame bestandsformaten en het aanmaken van duurzame metadata. Bovendien wordt alles volgens de standaarden in drievoud opgeslagen.

Denk daarom goed na over welke content je wil ontsluiten. Wat niet in het meemoo-archiefsysteem zit, kan namelijk ook niet ontsloten worden. Het is van groot belang dat de metadata van je materiaal zo volledig mogelijk zijn, en dat de onderlinge relaties binnen je collectie aangegeven worden.

Heb je nog vragen over de instroom van je digitale collecties? Contacteer dan lobke.vandeneynden@meemoo.be.